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Seit dem 1. Januar 2007 gelten die im Rahmen der elektronischen Korrespondenz von Gesellschaften zu veröffentlichenden Pflichtangaben. Demnach müssen auch Faxe und E-Mails den bisher nur für den Briefverkehr geltenden Anforderungen der §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, 25a GenG genügen. Davon betroffen sind alle deutschen Kaufleute, Handelsfirmen und ihre Angestellten, die nun jede geschäftliche E-Mail mit den für ihre Rechtsform gültigen Pflichtangaben versehen müssen.
Was fällt unter den Begriff "geschäftliche E-Mail"?
Der Begriff "geschäftliche E-Mail" ist sehr weit zu fassen. Darunter fallen nicht nur E-Mails mit rechtlicher Bedeutung, also Angebote, Bestellungen oder Vertragstexte, sondern im Zweifel sogar die Gratulation zum Geburtstag eines Geschäftsfreundes.
Eine gesetzliche Ausnahme gilt lediglich für Mitteilungen in einer laufenden Geschäftsbeziehung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden (z. B. Eingangsbestätigungen). Diese Ausnahme wird in üblicher E-Mail-Korrespondenz jedoch praktisch fast nie relevant werden.
Konsequenzen bei Fehlen der zu tätigenden Pflichtangaben
In diesem Fall wird das Registergericht ein Bußgeld verhängen. Lediglich bei der Höhe hat es ein Ermessen. Das Bußgeld darf 5.000 Euro nicht überschreiten (§ 14 HGB). Außerdem besteht das Risiko einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung durch einen Konkurrenten. Dies kann durchaus unangenehmer und kostenintensiver als die Verhängung eines Bußgeldes sein, da alleine die Kosten für die anwaltliche Inanspruchnahme höher liegen dürfte, als ein Bußgeld bei einem erstmaligen Verstoß.
Allerdings ist die Rechtsprechung hier bisher großzügig: Das OLG Brandenburg (Az. 6 U 12/07) etwa sieht bei fehlenden Pflichtangaben in E-Mails nicht die Bagatellgrenze überschritten. Das Risiko für den Abmahner ist an dieser Stelle durchaus beträchtlich, daher überrascht es auch nicht, dass man eher selten von Abmahnungen in diesem Bereich hört.
Achten Sie vorsichtshalber darauf, jede E-Mail mit einem "Footer" oder "Header" zu versehen, aus dem die entsprechenden Angaben hervorgehen. Dies kann beispielsweise durch vorformulierte und im E-Mailprogramm gespeicherte sogenannte "Signaturen" bewerkstelligt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst stehen. Ein bloßer Link auf die Unternehmenswebsite reicht insoweit nicht aus. Eine bestimmte Form, z. B. eine besondere Schriftart oder -größe, ist für die Pflichtangaben zwar nicht vorgeschrieben. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Angaben auch bei einem eventuellen Ausdruck gut zu lesen sind.
Muster für Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails
Um nun allen Handels- bzw. Kleingewerbetreibenden auf unkompliziertem Wege eine korrekte Kennzeichnung Ihrer Korrespondenz zu ermöglichen, werden nachfolgend die wichtigsten Muster zum Thema angegeben.
1. Muster: Gewerbetreibende/r (nicht im Handelsregister eingetragen)
Max Mustermann*
Mustermannstr. 1
80339 München
Legende:
* Gemäß § 15b Gewerbeordnung reicht die Angabe des Vor- und Nachnamens sowie die ladungsfähige Adresse der/s Gewerbetreibende/n aus. Dabei ist darauf zu achten, dass der Vor- und Nachname der Schreibweise im Personalausweis entsprechen muss und nicht etwa abgekürzt werden darf.
Achtung:
Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.
Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.
Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.
Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.
2. Muster: Einzelkaufleute (im Handelsregister eingetragen)
Motor Mustermann, e. K.*
Sitz: München
Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111
Legende:
* Gemäß § 37a HGB muss der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, dem Rechtformzusatz (wie etwa der Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e. K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau" bzw. "e.Kfr."), dem Ort der Handelsniederlassung, dem zuständigen Registergericht sowie der Handelsregisternummer angegeben sein. Der Name des/der Inhaber/in braucht dagegen nicht veröffentlicht zu werden.
Achtung:
Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.
Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.
Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe der genauen Adresse, einer Telefon- oder Faxnummer, einem Postfach oder einer Bankverbindung.
3. Muster: Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
Max Mustermann und Stefanie Mustermann GbR*
Mustermannstr. 1
80339 München
Legende:
* Gemäß § 15b Gewerbeordnung reicht die Angabe des Vor und Nachnamens eines jeden Gesellschafters sowie die ladungsfähige Anschrift der GbR aus. Dabei ist darauf zu achten, dass der Vor und Nachname der Schreibweise im Personalausweis entsprechen, also nicht etwa abgekürzt werden darf. Aus Gründen der Rechtsklarheit wird zudem die Angabe des Zusatzes "GbR" empfohlen.
Achtung:
Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.
Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.
Das Fehlen der oben genannten Pflichtangaben kann von den Ordnungsämtern mit Bußgeldern bis zu 1.000 € geahndet werden, vgl. § 146 Abs. 3 Gewerbeordnung (GewO).
Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.
In einem kleinen E-Mail-Knigge wollen wir Ihnen helfen, beim Schreiben und Verschicken von E-Mails perfekt und professionell zu werden. Wir haben daher 16 Tipps gesammelt. (Quelle: www.inqa-buero.de)- Tipp 1: Keine Romane
E-Mails sind kein Ersatz für ausführliche Briefe. Sie sind kurze, schnelle Mitteilungen und sollten übersichtlich, prägnant und flott sein. Müssen sie mal etwas länger sein, machen Sie alle vier bis fünf Zeilen einen Absatz. E-Mails, die ein Scrollen erfordern, ärgern nur, deshalb: "No Scroll, no Groll". - Tipp 2: Aussagefähiger Betreff – kurz und knackig
Ihre Betreffzeile entscheidet, ob die Nachricht überhaupt gelesen wird. Viele bekommen weit über 150 Mails am Tag. Wer da keine aussagekräftige Betreffzeile liefert, kann sich gleich die ganze Mail sparen. Noch schlimmer: gar keine Betreffzeile. - Tipp 3: Korrekte Rechtschreibung
Auch in Mails gelten deutsche Rechtschreibregeln. Ja, sicher – es muss oft schnell gehen. Aber jedes Mailprogramm hat auch ein Rechtschreibprogramm. Nutzen Sie es – vor allem im Job. Und die Mails nur in Kleinschreibung zu verschicken, gilt als unhöflich oder schlampig. - Tipp 4: Immer höflich bleiben!
Viele beginnen ihre Mail mit "Hallo" und duzen den Adressaten ungefragt. Doch manchen stößt das sauer auf. Also kein "Hi" oder "Hey" zum Anfang. "Hallo, Herr Meyer" oder "Guten Tag, Herr Meyer" hat sich zwar schon eingebürgert, aber Leute, die man nicht persönlich kennt, sollte man mit "Sehr geehrte(r)..." ansprechen. Auch "Bitte" und "Danke" haben schon manche Tür geöffnet. - Tipp 5: Niemals BLOCKSCHRIFT
Achten Sie auf die Form – wer z. B. seine Mails in GROSSBUCHSTABEN schreibt, wird als Schreihals angesehen. Auch nur um wichtige Dinge oder Passagen hervorzuheben, sind sie ungeeignet (Ausnahme: vielleicht Firmennamen, die so geschrieben werden). - Tipp 6: Kein Chinesisch
Verwegene Kürzel wie mfg (mit freundlichen Grüßen), + lg (und liebe Grüße), gr (Gruß) oder cu (see you) mögen echt cool sein, aber nur unter privaten Freunden. Im Geschäftsleben schreibt man ehrlich gemeinte Grüße aus. Wer nicht Dauer-Chatter ist, versteht sonst außerdem Bahnhof. - Tipp 7: Massenmails in Maßen
Gruppen-Mails sind gut geeignet, um einen Termin bekanntzugeben oder Einladungen zu verschicken. Nicht aber, um Berufliches zu diskutieren, umfangreiche Info- oder Kettenbriefe zu versenden. Sie selbst wollen ja auch nicht zugemüllt werden. Schicken Sie bei Massenaussendungen auch nicht die Adressen Ihrer Geschäftspartner mit. - Tipp 8: No Smileys?
Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und weisen auf positive Referenzen oder witzige Stellen hin. In privater E-Post sicher ganz nett, aus Ihren Business-Mails sollten Sie den Grinse-Mann aber unbedingt verbannen, wenn Sie ernst genommen werden wollen. - Tipp 9: Keine Priorität
Alle Mails lassen sich mit höherer Priorität schicken. Ein Trick, der aber bereits überhand nimmt. Bei Mails mit Priorität (Outlook: Neue Nachricht, dann: Nachricht; Priorität festlegen) sieht der Empfänger "rot" oder ein Ausrufezeichen. Verzichten Sie darauf – wenn Ihre Mail nicht wichtig wäre, könnten Sie auch auf sie verzichten. - Tipp 10: Keine Intimitäten, keine Animositäten
Privates, Intimes und Streit unter Kollegen haben in der elektronischen Post nichts verloren. Schließlich können Mails im Büro abgefangen und mitgelesen werden. Peinlich, peinlich! Und schwer aus der Welt zu schaffen! - Tipp 11: Ihre Visitenkarte als Absender
Die Visitenkarte gehört zum Geschäftsleben – auch bei E-Mails. Privat kann man es mit der Signatur halten, wie man will – im Beruf gehört sie dazu. Der Empfänger will oder soll Sie telefonisch erreichen, ohne gleich die Auskunft bemühen zu müssen. Achten Sie auf übersichtliche Anordnung der Angaben. - Tipp 12: Lesebestätigung dezent verwenden
Empfangsbestätigungen geben Auskunft, ob eine Mail gelesen wurde. Gehen Sie mit Lesebestätigungen sparsam um. Der Empfänger fühlt sich schnell belästigt, wenn es bei Ihrer Nachricht nicht um etwas wirklich Wichtiges geht. - Tipp 13: Rechtzeitig antworten
Wer e-mailt, hat es meist eilig. Antworten Sie schnell, aber nicht zu schnell. Faustregel: Zurückschreiben sollte man frühestens nach einer Stunde, spätestens nach 24 Stunden zumindest eine kurze Rückmeldung und dann allerspätestens nach drei Tagen die gewünschte Antwort geben. - Tipp 14: Richtig antworten
Unachtsame oder allzu bequeme Menschen schicken in ihrer Antwort dem Empfänger oft seine Original-Mail wieder mit. Tun Sie das nur, wenn Sie vom gleichen Empfänger selbst ständig in kurzer Folge Mails erhalten oder Sie sich direkt auf in der Original-Mail genannte Details beziehen, die der Empfänger wieder benötigt. - Tipp 15: Richtige Anhänge
Versenden Sie umfangreiche Datei-Anhänge nur, wenn Sie sicher sind, dass sie beim Empfänger erwünscht und lesbar zu öffnen sind. Kündigen Sie größere Attachments besser vorher an oder stimmen Sie sich mit dem Empfänger vorher ab – per Telefon oder kurze Vorab-Mail-Anfrage – auch hinsichtlich der lesbaren Dateiformate. - Tipp 16: Mehrfachzustellungen vermeiden
Die Mehrfachübermittlung derselben Information bläht den Posteingang unnötig auf und nervt Ihren Empfänger. Wenn die gleiche Meldung von verschiedenen Stellen oder Hierarchie-Instanzen in Firmen an die gleichen Empfänger verschickt wurde, sollten sich diese Stellen über eine sinnvollere Informationsregelung einigen.