Ratgeber

SharePoint – das Potential liegt oft brach

17.01.2012
Von Christophe Campana, und Boris Ovcak


Eric Schott ist Mitgründer und Geschäftsführer bei Campana & Schott. Er besitzt über 20 Jahre Erfahrung in der Projektmanagement-Beratung. Seine Schwerpunkte umfassen strategisches Projekt- und Portfoliomanagement sowie neue Formen der Zusammenarbeit mit besonderem Fokus auf Social Collaboration. Schott will aufzeigen, welche Anforderungen Unternehmen hinsichtlich der neuen Formen der Zusammenarbeit erfüllen müssen und wie dies zu realisieren ist, um die digitalen Transformation zu meistern.

Automatisierte Verträge mit Office Business Applications (OBA)

Automatische Datenübernahme am Beispiel Vertrags-Management.
Automatische Datenübernahme am Beispiel Vertrags-Management.

Beantragungs- und Freigabeprozesse im Office-Bereich folgen meist einem ähnlichen Muster: Nach telefonischen Vorabstimmungen wird der zu beantragende Inhalt, zum Beispiel eine Stellenplanung, als Excel-Formular per E-Mail zur Freigabe an die entsprechenden Stellen geleitet. Um eine Übersicht aller Anträge zu erlangen, werden die wichtigsten Daten aller Einzelanträge manuell in eine zentrale Excel-Datei überführt. Nach erfolgter Freigabe des einzelnen Antrags werden die Daten in ein Word-Dokument eingefügt, ausgedruckt und unterschrieben. Nicht selten werden Teile dieser Daten anschließend wieder digitalisiert und in ein ERP-System übertragen.

Klingt umständlich - und ist es auch. Dennoch existieren solche Prozesse in allen Unternehmen und sämtlichen Unternehmensbereichen. Ein Beispiel aus dem Bereich Human Resources (HR) zeigt, wie es effizienter ablaufen kann: Die Vertragsdefinition, -beantragung und Freigabe werden durch Web-basierende Formulare auf Basis von Microsoft InfoPath abgewickelt. Bewerberstammdaten wie Name und Adresse müssen dabei nicht manuell aus einer Bewerberdatenbank übernommen werden, sondern sind direkt im Formular enthalten. Alle Formulare werden in einer zentralen SharePoint-Bibliothek gespeichert. Übersichten wie die Anzahl der freigegebenen Verträge oder die durchschnittliche Gehaltshöhe je Vertragstyp sind per Knopfdruck verfügbar. Nach erfolgter Vertragsvergabe wird mittels Workflow automatisiert ein Word-Dokument erstellt, das die relevanten Bewerber- und Vertragsdaten im Vertragstext enthält. Ein manueller Übertrag ist somit nicht mehr notwendig.

Einsatz und Vorteile von OBA

Einsatzmöglichkeiten:

  • Semistrukturierte Beantragungs- und Freigabeprozesse, wie Projektanträge, IT-Demands, Standortzutrittsberechtigungen;

  • den ERP-Systemen vorgelagerte Informationsverarbeitungsprozesse, zum Beispiel Mitarbeiterstammdaten- und Skill-Verwaltung, Bestellanforderungen, Rechnungsfreigabe;

  • Excel- und Word-Formulare, die heute per E-Mail-Attachments für Beantragungen und Freigaben versendet werden.

Vorteile:

  • Bekannte Oberfläche und Umgebung für Endbenutzer (Office und Browser/Web);

  • Reduzierung von Medienbrüchen in der Office-Welt;

  • Senkung manueller Aufwände für Datenaggregation und deren Auswertung.

Wichtig für Teamarbeitsbereiche

  • Eine eigene, einheitliche globale Navigation;

  • die automatische Registrierung aller Arbeitsbereiche in einer zentralen Liste;

  • eine eigene Site Collection pro Project Workspace für die Skalierbarkeit bei hohen Datenvolumen;

  • die automatisierte Anlage von Arbeitsbereichen mittels gesondertem Workflow.

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