Phase I: Potenzialanalyse
Im ersten Schritt geht es um das Beantworten der "sechs W des Einkaufs" (WER kauft WAS bei WEM zu WELCHEM Preis in WELCHER Menge WIE häufig ein?). Ziel dieser Datenerhebung ist es, ein Verständnis dafür zu bekommen, wofür genau das Unternehmen sein Einkaufsvolumen verwendet. Hierfür ist es nicht hinreichend, pauschal das Einkaufsvolumen für IT-Hardware pro Lieferant zu erheben. Vielmehr sollte das Einkaufsvolumen Materialgruppen, Lieferanten und Unternehmenssparten zugeordnet werden. Dieser Ansatz ist aufwändig, bringt aber wichtige Detailerkenntnisse.
Im zweiten Schritt gilt es, die durch das Mengenmanagement erreichbaren Einsparpotenziale abzuschätzen. Dazu sind die Einkaufspraktiken, -vorschriften und Kontrollmaßnahmen im Unternehmen durch Interviews mit Bedarfsträgern aus verschiedenen Hierarchieebenen und Unternehmenssparten zu recherchieren und zu vergleichen. Hieraus lassen sich wiederum Anhaltspunkte für Einsparungen ableiten.
Ihren Abschluss findet die Analyse des Einsparpotenzials in der Priorisierung der Materialgruppen nach Höhe des möglichen Einsparvolumens und nach dem Schwierigkeitsgrad der entsprechenden Kostensenkungsinitiative. Wichtig ist in diesem Zusammenhang das Festlegen einer Messlatte ("Baseline"), an der die Höhe der erzielten Einsparungen abzulesen ist.
Phase II: Konzeption und Umsetzung
Damit eine fundierte Auswahl der Hebel für die Mengenoptimierung erfolgen kann, ist es wichtig, ein Verständnis dafür zu entwickeln, was die Treiber, also die Ursachen für die hohen Bestellmengen sind. Im Fall des PC-Einkaufs ist dies häufig die turnusgemäße Erneuerungsrate, die irgendwann von der IT-Abteilung festgelegt wurde. Da es oft eine Vielzahl von Mengentreibern gibt, erfordert ihr Identifizieren viel "investigative" Detailarbeit.
Sind die Mengentreiber erfasst, sollten alle sechs Hebel für jede Material- und Untergruppe auf ihre Anwendbarkeit hin abgeklopft werden. Dazu sollte das Unternehmen sowohl interne (durch einen Vergleich von Unternehmenssparten/Standorten) als auch externe Benchmarks (durch einen Vergleich zu anderen Unternehmen) nutzen.
Sind die Mengenhebel für jede Materialgruppe ausgewählt, kann die Umsetzung beginnen. Hierbei ist es erforderlich, die Einhaltung ("Compliance") der vereinbarten Kostensenkungen zu überwachen und zu überprüfen, ob die Einkaufsbudgets auch um die erzielten Einsparungen gekürzt werden.