Das Geschäftshandy liegt auf dem Tisch und schon beim Frühstück blinkt die Benachrichtigungs-LED, um über die erste E-Mail zu informieren. Neue mobile Endgeräte erzeugen ganz neue Workflows in Firmen und ermöglichen von überall aus Zugriff auf Kontakte, Dateien und ganze Arbeitsumgebungen.
So praktisch Smartphones und Tablets sind, sie bergen auch einige Gefahren – vor allem für die Business-Kommunikation. Während bestimmten Situationen sollten Mobilgeräte besser in der Tasche verweilen. Wir verraten warum und wann.
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Der Sitznachbar liest mit
Smartphone- und Tablet-Hersteller werben gerne mit einer guten Blickwinkelstabilität. Mag das für den Einsatz im Büro durchaus praktisch sein, kann es im Café oder Zug schnell zu einem Problem werden, was den Datenschutz betrifft.
Wer hat sich nicht schon einmal selbst dabei ertappt, seinen Blick über andere Displays schweifen zu lassen. Während das für private Daten höchstens unangenehm ist, erreicht es eine ganz andere Dimension, wenn es um Kundendaten geht.
Schon länger gibt es spezielle Folien für Smartphones und Tablets, welche vor Spiegelung, aber auch vor neugierigen Blicken schützen. So können Sie in Ruhe weiterarbeiten und wissen, dass Dritte nicht mitlesen.
Auf die Lautstärke achten
Bei Telefonaten ist nicht die Blickwinkelstabilität, sondern die Lautstärke entscheidend. Man weiß nie, wer gerade zuhört. Sind es die eigenen Kunden, die Konkurrenz oder potentielle Neukunden?
Laute Telefonate im Zug oder Café stören nicht nur die Mitmenschen und Gesprächspartner, sondern machen vor allem eines: Sie verstoßen gegen den Datenschutz.
Daher sollten Sie stets in öffentlichen Räumen im Hinterkopf haben: Wenn es um unternehmensbezogene Daten geht – sei es um die eigenen oder die Ihrer Kunden – sollten Sie auf die Lautstärke und Inhalte Ihrer Gespräche achten.
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Kundendaten über WhatsApp?
Kostenlose Messenger wie WhatsApp sind sehr intuitiv und bei Tablet- und Smartphone-Nutzern äußerst beliebt. Doch obwohl Kollegen über eine solche App schnell erreichbar sind, ist es auch erlaubt, geschäftliche Informationen über WhatsApp und Co. zu versenden?
Besser nicht. Die Datenschutzpolitik und Sicherheit dieser Dienste haben schon oft für negative Schlagzeilen gesorgt und sind meist nicht mit den Datenschutzrichtlinien von Unternehmen vereinbar.
Systemhäuser, die vor ihren Kunden auch als Trusted Advisor glänzen wollen, müssen KMU für diese Problematik sensibilisieren. Unternehmensgerechte Messenger-Lösungen, beispielsweise Microsoft Lync, oder verschlüsselte Anwendungenwie Threema sind in Erwägung zu ziehende Alternativen.
Handy weg!
Obwohl fast schon standardmäßig der Konferenztisch beim Meeting mit Smartphones übersäht ist, kann es schnell stören, wenn regelmäßig ein Gerät davon vibriert.
Egal ob während des Geschäftsessens oder beim Meeting, der Geschäftspartner bzw. Referent hat die volle Aufmerksamkeit verdient. Schnell kann der Eindruck von Desinteresse entstehen.
Sie zollen Ihrem Gegenüber besonderen Respekt, wenn Sie Ihr mobiles Endgerät bei wichtigen Terminen in der Tasche lassen (es sei denn, Sie brauchen es zum Arbeiten – versteht sich von selbst).
Den richtigen Ton treffen
Smiley oder lieber doch keines? "Sehr geehrter Herr Müller" oder doch "Lieber Herr Müller"? Ständige Erreichbarkeit ist zwar schön und gut, dennoch kann es vorkommen, bei der Anzahl der schnellen Mails auch mal die eine oder andere Benimmregel zu vernachlässigen.
Und nur, weil die Kanäle auf Smartphones und Tablets oft informell wirken, sollte die Kommunikation stets höflich bleiben. Dem Mitarbeiter noch schnell am Feierabend eine dringende Aufgabe – und das ohne Anrede zu schicken –, ist nicht wirklich höflich und auch keinesfalls motivationsfördernd.
Obwohl wir heute 24/7 erreichbar sein können, wird es, wie gegenläufige Bewegungen zeigen, wichtiger denn je, auf eine gesunde Work-Life-Balance zu achten. Nicht nur für Praktikanten – auch für Chefs und Dienstleister gilt: Freizeit soll auch Freizeit bleiben. (tö)