Lizenznachweis
Häufig werden in Unternehmen versehentlich wertvolle Belege - zum Beispiel Quittungen - weggeworfen, die als Kaufnachweise dienen. Im BSA-Lizenzleitfaden wird darauf hingewiesen, dass es außerordentlich wichtig, beweisen zu können, dass das Unternehmen für seinen gesamten Softwarebestand über gültige Lizenzen verfügt. Die Nichtbefolgung kann zu rechtlichen Schritten führen mit der Folge, dass Ihr Unternehmen gezwungen sein kann, neue Lizenzen zu erwerben. Um den Beweis erbringen zu können, dass Sie die Software rechtmäßig erworben haben und zur Benutzung berechtigt sind, sollten Sie die Übersicht über Ihren Softwarebestand behalten und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen immer Folgendes hat:
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Original-Medien (CD-ROM und/oder Disketten)
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Ein Lizenzdokument, das häufig als "Endbenutzer-Lizenzvertrag" (EULA) bezeichnet wird
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Echtheitszertifikate
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Handbücher und Anleitungen
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Druckversionen sämtlicher online abgeschlossenen Lizenzverträge
Bewahren Sie die Rechnungen und Belege auf, in denen die Original-Kaufdaten angegeben sind. Im Falle einer Prüfung werden Sie diese Unterlagen benötigen.
Bei einer Volumenlizenz besitzen die Benutzer häufig einen "Lizenzvertrag" oder eine ähnliche Lizenzbestätigung, auf der die gesamte lizenzierte Software aufgeführt ist. Auch in diesem Fall sollten Sie zusätzlich zu dieser Bestätigung alle Rechnungen und Kopien der Online-Verträge aufbewahren, um nachweisen zu können, welche Software durch den Vertrag abgedeckt ist.
Die Einführung eines guten Programms zum Software-Asset-Management wird Ihnen bei der Verwaltung der Informationen und Dokumentation zu Softwarelizenzen helfen.
Quelle:
Lizenzleitfaden der Business Software Alliance (BSA), www.bsa.org