Das Unternehmen als Diensteanbieter
Jedes Unternehmen, das seinen Mitarbeitern die private Nutzung des E-Mail-Systems erlaubt, ist Diensteanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und hat daher die Regelungen des TKG zum Fernmeldegeheimnis zu beachten. So untersagt § 88 TKG es jedem Diensteanbieter, "sich oder anderen über das für die geschäftsmäßige Erbringung der Telekommunikationsdienste einschließlich des Schutzes ihrer technischen Systeme erforderliche Maß hinaus Kenntnis vom Inhalt oder den näheren Umständen der Telekommunikation zu verschaffen".
Gemäß herrschender Rechtsauffassung sind technische Maßnahmen zur Abwehr von Viren und anderem schädlichen Code unter dem Gesichtspunkt des Fernmeldegeheimnisses unproblematisch, da sie dem notwendigen Schutz der technischen Systeme dienen (§ 100 TKG). Anders bei Spam, der im Allgemeinen keine unmittelbare Gefahr für das Unternehmensnetzwerk darstellt.
Hier wird man in der Regel nur dann von einer Gefahr für die technischen Systeme sprechen können, wenn eine Spam-Mail virale Elemente enthält oder das Unternehmen gezielt mit einer so großen Menge von Spam-Mails "bombardiert" wird, dass der E-Mail-Dienst wegen Überlastung der Infrastruktur unbenutzbar zu werden droht (Denial-of-Service-Attacke).
Im Rahmen des § 88 TKG ist zu beachten, dass diese Vorschrift dispositiv ist. Eine Einwilligung des Mitarbeiters, etwa in eine Kenntnisnahme und Verarbeitung der E-Mails, ist daher möglich und stellt eine rechtssichere Gestaltungsmöglichkeit dar.