1. Kompetenz aufbauen:
Unternehmen sollten die verantwortlichen Mitarbeiter frühzeitig schulen und Aufgaben klar zuweisen. Wichtige Details der neuen Regelung werden im hektischen Tagesgeschäft sonst leicht übersehen. Am besten einen Mitarbeiter als zentralen Koordinator bestimmen.
2. Prozesse anpassen:
Das Dienstleistungsspektrum ist mit Blick auf erforderliche Anpassungen durch das Mehrwertsteuer-Paket zu analysieren. Die Finanzbuchhaltungssoftware ist darauf zu überprüfen, ob sie den neuen Anforderungen genügt. Ggf. sind neue Konten und Kontenschlüssel einzurichten.
3. Daten aktualisieren:
Kundenstammdaten sind hinsichtlich der rechtlichen Firmierung zu prüfen. Nur so lassen sich Umsätze mit Unternehmen (B2B) und mit Endverbrauchern (B2C) eindeutig zuweisen. Es muss zwischen Umsätzen in Verbindung mit ausländischen Unternehmen und ihren inländischen Betriebsstätten differenziert werden. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) von EU-Kunden sollten nicht nur erfragt, sondern auch durch das Bundeszentralamt für Steuern qualifiziert bestätigt werden. Tipp: Alle Daten rechtzeitig erfassen und ins EDV-System einpflegen.
4. Rechnungsformulare anpassen:
Auf Ausgangsrechnungen an EU-Firmen ist der Leistungsempfänger als Steuerschuldner zum Beispiel durch den Zusatz "Reverse-Charge" oder "Steuerschuld verlagert" zu vermerken. Auch die USt-IdNr. des ausländischen Geschäftspartners wird zur Pflichtangabe.
5. Steuerschuld prüfen:
Bei Leistungseinkäufen von ausländischen Unternehmen ist zu kontrollieren, ob die Pflicht zur Übernahme der Steuerschuld besteht. Gerade in der Übergangsphase sollten sich die Unternehmer nicht allein auf die Angaben ihrer Geschäftspartner in den Eingangsrechnungen verlassen. (oe)
Der Autor Gert Klöttschen ist Steuerberater bei der DHPG Dr. Harzem & Partner KG, Bonn, mit Schwerpunkt internationale Umsatzsteuer.
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