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Die Kosten drücken, Umsatz erhöhen, hoher Wettbewerbsdruck und noch mehr Termine - da kommt so mancher Außendienstmitarbeiter und Vertriebsleiter ins Schleudern. Randvolle Terminkalender und zugleich eine lange Liste unerledigter Arbeiten bitten um Abhilfe. Wer seine Zeit erfolgreich nutzen will, für den ist ein professioneller Umgang damit angesagt: Transparenz schaffen, Entscheidungen fällen, Prioritäten setzen, die richtigen Werkzeuge und Helfer auswählen und dann konsequent umsetzen.
Zu wenig Verkaufszeit
Bei einer aktuellen Studie von Proudfoot wurde deutlich: Verkäufer haben zu wenig Zeit für ihre Kerntätigkeiten. So fallen im Durchschnitt 20 Prozent für Reisezeiten an, 27 Prozent für Verwaltungsaufgaben, 14 Prozent für das Lösen von Problemen, 10 Prozent Zeit entfallen auf die Gewinnung von neuen Kunden, 11 Prozent auf das aktive Verkaufen selbst und 17 Prozent der Zeit wurden für sonstige Tätigkeiten ohne erkennbaren Mehrwert aufgewendet.
Dabei bewegt sich der berufliche Druck dieser Mitarbeiter ohnehin an der oberen Grenze: Während in manchen Branchen für die 38,5 Stundenwoche gekämpft wird, arbeiten viele Außendienstler zwischen 50 und 60 Stunden oder mehr. Das ist für viele Menschen, die sich mit Leidenschaft ihrer Arbeit verschreiben, durchaus o.k. aber die Zeit sollte dann auch sehr sinnvoll, effizient und gewinnbringend verwendet werden.
Hier ist für die Unternehmensstrategen und Vertriebsführungskräfte Handlungsbedarf gegeben. Und zwar eilig! Wenn Sie sich also entschließen, als Außendienstler die eigene Situation oder als Vertriebsleiter die Ihrer Mitarbeiter zu verbessern, dann stehen jetzt im Wesentlichen folgende Maßnahmen an.
Basis: Situationsanalyse
Sehen Sie sich den typischen Tages- und Wochenablauf an. Wie verteilt sich die Arbeitszeit auf die unterschiedlichen Tätigkeiten? Teilen Sie diese ein in A, B und C-Kategorien. Wie viel Zeit wird verbracht mit Dingen, die kaum oder keinen Mehrwert für die Vertriebsaufgabe bieten = C? Wie schaut es mit dem Anteil der Tätigkeiten aus, die notwendig erscheinen, aber nicht direkt mit Kundenzeit bzw. Verkaufen zu beziffern sind = B? Wie viel Zeit fällt dann noch ab für die eigentlichen Kerntätigkeiten, Kundengewinnung, Verkaufsgespräche und Verkaufsabschlussgespräche = A?
Identifizieren Sie jetzt die Zeitkiller. Das sind Vorgänge, Aufgaben, Institutionen oder auch Menschen, die Einfluss auf Ihre Zeit haben, jedoch weder direkt zum beruflichen Erfolg noch zum sonstigen Wohlbefinden oder zur positiven, persönlichen Entwicklung beitragen.
Typische, häufig genannte Zeitkiller sind: Unproduktive Telefonate, schlecht vorbereitete und unprofessionell moderierte Meetings, mangelhafte Tourenplanung bzw. ungünstige Gebietseinteilung, Sonderaufträge vom Chef und umständlicher, langwieriger Informationsaustausch (Besuchsberichte, CRM-Daten) und untaugliche Tools. Andere Zeitkiller haben direkt etwas mit dem Wesen des jeweils davon betroffenen Menschen zu tun: Häufiges Aufschieben, fehlende Ordnung, mangelhafte Disziplin, einige verzetteln sich gern und andere können schlicht und einfach nicht "Nein!" sagen.
Diese Betrachtung liefert Ergebnisse vor allem aus der beruflichen Perspektive. Doch zur vollständigen Übersicht ist eine ganzheitliche Betrachtung notwenig. Nur so wird ein stabiles Fundament für einen besseren, wirkungsvolleren Umgang mit der so wertvollen Ressource Zeit möglich.
Work-Life-Balance
Berufliche Zeit, das ist Lebenszeit. So muss der Beruf in die Gesamtzeitplanung gut eingefügt werden. Berufliche Ziele sind stets Teil der Lebensziele des Menschen. Sie werden genau dann als motivierend (und alles andere bremst Leistung!) empfunden, wenn sie sich in den natürlichen Lebensverlauf einpassen. Im Ergebnis sprechen wir dann von Work-Life-Balance. Dazu eine paar Überlegungen und methodische Arbeitshilfen