Tatsache ist: Die Mehrheit der Unternehmen setzt die rechtlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung elektronischer Daten nur halbherzig um. Rund zwei Drittel der Firmen hat noch nicht einmal innerbetrieblich festgelegt, wie elektronische Daten aufzubewahren sind. Gründe dafür sind hauptsächlich in den Kosten und dem komplexen Zusammenspiel von juristischen, technischen und betriebswirtschaftlichen Vorgaben zu suchen. Eine Schonfrist gibt es jedoch nicht: Wer nicht oder nur unsachgemäß archiviert, riskiert gravierende Haftungsrisiken für Geschäftsleitung und IT-Administration. Grund genug also, Archivierung nicht nur unter technischen, sondern auch strategischen Gesichtspunkten zu betrachten.
Was sagt das Handelsgesetzbuch?
§ 238 HGB verpflichtet Kaufleute zur Buchführung und Aufbewahrung von Handelsbriefen, die mit dem jeweils gesandten Original übereinstimmen. Um als Handelsbrief zu gelten, reicht bereits ein entfernter, lockerer Zusammenhang mit betrieblichen Interessen aus. Sämtliche Schriftstücke sind als Handelsbriefe anzusehen, die der Vorbereitung, Durchführung und dem Abschluss eines Geschäfts dienen (z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, jedoch nicht Werbeschreiben und Prospekte) oder auch der Rückgängigmachung (z.B. Reklamationsschreiben) - auch E-Mails (Kasten 1).
Aufbewahrungsanforderungen
Bestimmte Unterlagen, wie u.a. Handelsbücher, Abschlüsse, Buchungsbelege oder Handelsbriefe, sind nach § 257 HGB geordnet aufzubewahren. Das Gesetz schreibt weder ein Ordnungs- oder Buchführungssystem vor noch legt es Speichertechnologien oder Aufzeichnungsverfahren fest. Für das elektronische Archivierungsverfahren gibt § 239 HGB lediglich einen Kriterienkatalog vor: Die gespeicherten Dokumente müssen unveränderbar, reproduzierbar und jederzeit verfügbar sein. Dabei ist entscheidend, dass eine ordnungsgemäße, qualifizierte und geordnete Ablage sowie sichere Aufbewahrung der elektronischen Dokumente während des gesamten Aufbewahrungszeitraums erfolgt. Ausnahmen gelten nur für Eröffnungsbilanzen sowie Jahres- und Konzernabschlüsse, die auch als Originale in Papierform aufzubewahren sind.
Aufbewahrungsfristen
Für Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahres- und Konzernabschlüsse ist eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vorgesehen. Für alle übrigen Dokumente wie Handelsbriefe gelten sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen erstellt bzw. die Handelsbriefe verschickt oder empfangen wurden. Nach Ablauf können die Unterlagen vernichtet werden.