Welche Gefahren lauern?
Verlust der Vorsteuerabzugsberechtigung
Elektronische Nachrichten aller Art sind geschäftskritische Unterlagen und daher sorgsam zu behandeln und zu verwalten. Vor Vernichtung von Originalunterlagen sollte man sich immer fragen, ob eine Aufbewahrung aus Beweisgründen notwendig ist. Bei Rechnungen sind die Originale zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs gemäß § 15 UStG notwendig.
Fehlende Beweiskraft im Gerichtsprozess
Originale sind auch als Beweise in einem Gerichtsprozess von Bedeutung: So zum Beispiel, wenn ein Anspruch nur durch Vorlage des Originals zu beweisen ist (z.B. Vollmacht, Wertpapier etc.). Ist eine Partei nicht in der Lage, die für sie beweispflichtigen Tatsachen vorzulegen, obwohl diese elektronisch dokumentiert sein müssten, kann sie in einem Zivilprozess schon allein aus diesem Grund unterliegen.
Negative wirtschaftliche Auswirkungen
Datenverlust - selbst wenn er nur von temporärer Dauer ist - kann gravierende wirtschaftliche Auswirkungen für das Unternehmen haben. Eine mangelnde Hochverfügbarkeit von Daten - etwa im Supportbereich - kann zu Schadensersatzansprüchen durch Vertragspartner oder sogar zu erheblichen Vertragsstrafen führen. Der Imageschaden bei den betroffenen Kunden kann deutlich größer sein.
Drohende Strafen und Bußgelder
Die Verletzung der ordnungsgemäßen Buchführung kann dazu führen, dass die Finanzbehörden eine Steuerschätzung auf Basis der bekannten Besteuerungsgrundlagen (§ 162 Abs. 2 AO) durchführen, die mit Sicherheit eher zu hoch als zu niedrig ausfällt. Zudem kann die Finanzverwaltung die Aufbewahrungspflicht durch Zwangsgeld erwirken (§ 328 Abs. 1 AO) oder den Vorwurf der Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder leichtfertigen Steuerverkürzung (§ 378 AO) erheben. Im Falle einer Verurteilung drohen Geld- und Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren.
Verstöße gegen die GDPdU können mit 5.000 Euro Bußgeld wegen Steuergefährdung (§ 379 AO) oder 50.000 Euro im Falle der Steuerordnungswidrigkeit (§ 377 AO) oder schlichtweg mit bis zu 25.000 Euro Zwangsgeld (§ 328 AO) geahndet werden.
Persönliche Haftung der Geschäftsleitung
Kommt der Vorstand einer Aktiengesellschaft seinen Pflichten des Risikomanagements nicht nach droht eine persönliche Haftung auf Schadensersatz als Folge der durch das KonTraG eingeführten neuen Vorschrift des § 93 Abs. 2 AktG. Diese Regelung wird noch dadurch verschärft, dass die Vorstandsmitglieder im Zweifelsfall beweisen müssen, dass sie alle Maßnahmen ergriffen haben, um entsprechende Schäden zu vermeiden. Dazu gehören organisatorische Vorgaben, wie innerbetriebliche Archivierungsrichtlinien, Verfahrensdokumentationen, Administratorrechte, Systemeinstellungen sowie die Vergabe von Zugriffsrechten, als auch technische Aufwendungen, wie der Einsatz von Archivierungssoftware, Verschlüsselungstechniken, Datensicherung, Sabotage- und Ausfallschutz.