Was ist steuerrechtlich zu beachten?
Steuerrechtlich müssen alle Kaufleute die Anforderungen an die Aufbewahrung und die Prüfung von Geschäftsunterlagen in §§ 145- 147 Abgabenordnung (AO) einhalten, wobei die gleichen Fristen und Regeln gelten wie gemäß HGB. Einzelheiten dazu sind in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" - kurz GDPdU - erläutert, die das Bundesfinanzministerium 2001 als Regelwerk für die Finanzbeamten zur elektronischen Steuerprüfung herausgegeben hat: Wurden Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen. Für die Online-Kommunikation - also den E-Mail-Verkehr - bedeutet dies in der Praxis: Unternehmer sind nicht nur dazu verpflichtet, E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Sie müssen auch gewährleisten, dass den Betriebsprüfern alle betriebswirtschaftlich und steuerrechtlich relevanten E-Mails samt Anhängen jederzeit verfügbar gemacht und von diesen maschinell ausgewertet werden können.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) des Bundesfinanzministeriums vom 7.11.1995 beziehen sich auf alle aufbewahrungspflichtigen elektronischen Daten und konkretisieren die Anforderungen an ihre Revisionssicherheit: Wie wird mit gescannten Dokumenten umgegangen? Wie müssen originär elektronische Daten verarbeitet werden? Wie muss ein internes Kontrollsystem implementiert sein? Auch wenn diese Vorschriften bereits seit über zehn Jahren existieren, sind sie in punkto elektronische Archivierung für Wirtschaftsprüfer, Finanzverwaltung und IT-Anwender relevanter den je. Insbesondere Steuerprüfer geben sich nicht wie bisher mit Papier zufrieden, sondern prüfen elektronisch und legen beim Steuerpflichtigen so manche Lücke in der GoBS-Erfüllung offen.
Der Knackpunkt bei elektronischen Rechnungen?
Nach § 14 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) darf bei elektronischen Rechnungen die Vorsteuer nur dann abgezogen werden, wenn die Echtheit und inhaltliche Unversehrtheit der Rechnung gewährleistet ist. Technisch brauchen diese Rechnungen eine qualifizierte Signatur mit Anbieterakkreditierung nach § 15 Abs. 1 Signaturgesetz (SigG), sonst erkennt das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht an. Diese Vorgaben gelten übrigens auch für elektronische Tickets - sei es für Bahnfahrten, Flüge oder Konzerte.
Elektronische Rechnungen sind gemäß der GDPdU beim Absender und Empfänger "revisionssicher" zu archivieren. Daher müssen gleichzeitig auch die Dokumentation der Signaturprüfung, Signaturprüfschlüssel, Zertifikat und eventuell weitere Kryptographie-Schlüssel aufbewahrt werden.