Aufgrund aktuelelr Gerichtsurteile lohnt es sich, bei Geschäftsreisen die steuerlichen Gestaltungsoptionen zu prüfen und im Reisekostenmanagement zu berücksichtigen. Hier erfahren Sie, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer dabei beachten sollten.
Flugticket, Taxiquittung oder Bewirtungsbeleg - schnell addieren sich die Kosten. Geschäftsreisende geben pro Tag durchschnittlich 142 Euro aus. Im Jahr summieren sich die Gesamtkosten für mittelständische Unternehmen auf rund 96.000 Euro. Das sind die Ergebnisse der Geschäftsreiseanalyse 2010 des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR). Viele Betriebe haben in den letzten Jahren den Rotstift angesetzt und ihre Reiseaktivitäten auf das absolut Notwendige beschränkt. Das Dilemma: Um die Geschäfte anzukurbeln, ist nun der persönliche Kontakt zu bestehenden und potentiellen Geschäftspartner wichtiger denn je.
Die Sparmaßnahmen durch günstige Flüge und Hotelkategorien sind weitgehend ausgeschöpft. Aktuelle Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) eröffnen für Unternehmen neue steuerliche Gestaltungsspielräume für Geschäftsreisen. Das Zusammenspiel von Beruf und Freizeit ist grundsätzlich erlaubt, erfordert aber eine klare Abgrenzung. Es empfiehlt sich jetzt, das Reisekostenmanagement insgesamt auf den Prüfstand zu stellen und alle Mitarbeiter zu sensibilisieren. Obendrein lassen sich durch eine verbindliche und klare Reisekostenrichtlinie die administrativen Kosten erheblich senken.
Gemischtes kann getrennt werden
Was macht eine Reise zu einer Geschäftsreise? Der Fiskus hat hierfür den Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" eingeführt, der im Reisekostenmanagement eine sorgfältige Vorprüfung erfordert. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn man vorübergehend außerhalb seiner Privatwohnung oder seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Der berufliche Anlass muss klar zu erkennen und zweifelsfrei zu belegen sein.
Nicht selten fallen für Reisen Aufwendungen an, die sowohl beruflicher als auch privater Natur sind. Kürzlich hat der BFH seine Rechtsprechung zugunsten der Steuerzahler geändert und in einem Grundsatzurteil das allgemeine Aufteilungs- und Abzugsverbot für auch privat veranlasste Reisekosten gekippt (Az.: GrS 1/06). Neuerdings lassen sich gemischt veranlasste Reisekosten anteilig steuerlich absetzen. Dies gilt insbesondere für die An- und Abreisekosten.
Maßgeblich für Kostenaufteilung ist das Verhältnis der beruflichen und privaten Zeitanteile der Reise. Folgende Voraussetzungen sind zu erfüllen: Die Zeitanteile müssen feststehen und klar voneinander abgrenzbar sein. Zudem darf der beruflich bedingte Anteil nicht von untergeordneter Bedeutung sein. Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern den Kostenanteil steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten und den Betriebskosten zurechnen. Erfolgt keine Kostenerstattung durch den Arbeitgeber, können Arbeitnehmer den Betrag in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Grundsätzlich sind alle mit einer Geschäftsreise verbundenen Kosten ganz oder teilweise steuerlich absetzbar. Dazu zählen Fahrt- und Flugkosten, Übernachtungskosten, Aufwendungen für Verpflegung oder Bewirtung und Nebenkosten wie Park- oder Telefongebühren. Doch Vorsicht: Reisekostenabrechnungen nehmen die Finanzbehörden besonders genau unter die Lupe. Es ist ganz entscheidend, die Abgrenzung zwischen Dienst- und Vergnügungsreise plausibel darzulegen. Eine zweifelsfreie Reisedokumentation wird immer wichtiger. Wird die Geschäftsreise mit dem Firmen-Pkw angetreten, ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Pflicht. Ansonsten droht nicht nur die Aberkennung der Fahrtkosten, sondern auch aller damit in Verbindung stehenden Aufwendungen.