Verbindung einer reinen Dienstreise mit Privataufenthalt
Privates und Dienstliches darf aufeinander folgen. Eine eindeutig beruflich veranlasste Reise bleibt es auch dann, wenn der Reisende einen Privataufenthalt anhängt oder vorschaltet. Die zusätzlichen Reisetage gelten dann als nicht beruflich veranlasst. Übernachtungs- und Verpflegungskosten sind für die Extra-Tage nicht absetzbar. Die Kosten für An- und Abreise bleiben jedoch abzugsfähige Reisekosten, weil sie durch den beruflichen Anlass bedingt sind und in jedem Fall angefallen wären. Probleme mit dem Fiskus ergeben sich nur, wenn durch die frühere Hin- oder die spätere Rückreise höhere Reisekosten entstehen.
Für verlängerte Wochenenden am Ort der Auswärtstätigkeit drohen zukünftig weniger Konflikte mit dem Fiskus. Unternehmen können ihren Mitarbeitern oder dem Management mehr Freiheiten einräumen. Voraussetzung ist allerdings eine klare Abgrenzung der Dienstreise und aller damit in Verbindung stehenden Kosten. Hier empfiehlt sich eine besonders gründliche und plausible Reisedokumentation.
Kongress- und Fortbildungsreisen
Auch bei Informationsreisen wächst der Gestaltungsspielraum. Ein neues BFH-Urteil zeigt, dass die neue Aufteilungsmöglichkeit bei gemischt veranlassten Reisekosten auch für Kongress- und Fortbildungsreisen gilt (Az.: VI R 66/04). Im vorliegenden Fall hatte ein Arzt einen sportmedizinischen Wochenkurs in einer Urlaubsregion belegt. Zum Programm zählten neben Vorträgen auch sportliche Betätigungen wie Segeln und Bergsteigen. Der BFH erkannte die Vortragszeiten als beruflich veranlasst an und entschied, dass die Kursgebühr anteilig steuerlich geltend gemacht werden kann. Das Urteil ist auch wegweisend für Arbeitgeber, die Mitarbeiter auf Kongress- und Fortbildungsreisen entsenden.
Allerdings muss auch bei Informationsreisen ein betriebliches Interesse eindeutig nachweisbar sein. Andernfalls ist eine Kostenübernahme steuer- und sozialversicherungspflichtig. Mitreisende Ehepartner, häufige Ortswechsel oder ein ausladendes touristisches Rahmenprogramm lassen den Fiskus aufmerken. Leicht wird dann die steuerliche Anerkennung aller angefallenen Reisekosten versagt. Erholung, Bildung oder die Erweiterung des allgemeinen Gesichtskreises gelten als private Motivation. Regelmäßig kontrollieren Finanzbeamte das Programm und die tatsächliche Durchführung der Reise.
Vor bösen Überraschungen bewahrt eine systematische Reiseplanung. Die Programminhalte sollten auf die beruflichen Bedürfnisse des Teilnehmers zugeschnitten sein. Die Veranstaltung sollte straff und lehrgangsmäßig organisiert und fachkundig geleitet sein. Das berufliche Interesse kann mittels einer Veranlassung durch den Arbeitgeber, z.B. in Form einer Beurlaubung, unterstrichen werden.
Belege sind wichtig
Wichtig sind zweifelsfreie Belege. Vor allem bei gemischt veranlassten Informationsreisen ist eindeutig nachzuweisen, wie hoch die beruflich und die privat veranlassten Zeitanteile waren. Das zeigt ein aktuelles BFH-Urteil (Az.: VI R 5/07). Eine Lehrerin hatte an einer Fortbildungsreise nach Irland teilgenommen. Der BFH verwies auf die grundsätzliche Aufteilbarkeit gemischt veranlasster Reisekosten, beauftragte das zuständige Finanzgericht aber zu prüfen, ob die beruflichen und privaten Veranlassungsbeiträge voneinander abgrenzbar sind. Konsequenz für die Praxis: Relevante Reiseunterlagen sind unbedingt aufzubewahren. Dazu zählen vor allem Reise- oder Seminarprogramm, Anmeldebestätigungen oder Teilnehmerlisten. Die Unterlagen müssen nicht zwingend mit der Steuererklärung eingereicht werden, sollten aber für Nachfragen bereitgehalten werden.