Derzeit machen die Finanzbehörden bei kleinen Unternehmen überwiegend von der Datenträgerüberlassung Gebrauch. Dabei reicht es in der Regel aus, dem Prüfer eine CD oder DVD mit den erforderlichen Daten zur Verfügung zu stellen. Es ist aber genauso möglich, dass Unternehmen jederzeit mit dem Z1-Zugriff konfrontiert werden. Genau hier aber liegen große Probleme, denn laut SH+C ist derzeit völlig unklar, wie beim Z1-Zugriff die laufenden Systeme über einen Zeitraum von zehn Jahren zur Verfügung gestellt werden sollen. "Gerade bei größeren Rechenzentren erscheint es uns nicht möglich, parallel mehrere unterschiedliche Hard- und Software-Umgebungen über einen längeren Zeitraum vorzuhalten", sagt Finger. Hier ergäben sich bereits umfangreiche Schwierigkeiten bei einem Wechsel der Buchhaltungssoftware.
Auch sei die Frage ungeklärt, ob aufgrund der zu erwartenden Kosten Rückstellungen gebildet werden müssen. Unklar sei weiterhin, ob Daten im Drucklisten-Format den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Finanzverwaltung geht teilweise davon aus, dass Drucklisten nicht mehr Stand der Technik sind und will zumindest in Bayern entsprechende Datenformate zukünftig nicht mehr akzeptieren.
Daten müssen immer verfügbar sein
Generell müssen Unternehmen darauf achten, Daten so aufzubewahren, dass sie jederzeit verfügbar sind, das heißt unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Damit digitale Daten auch mehrerer zurückliegender Jahre in den von den Finanzbehörden gewünschten Formaten immer bereit stehen, ist es notwendig Lösungen zu erarbeiten, die die Bereiche Rechnungswesen wie IT gleichermaßen umfassen. Denn die Finanzverwaltung kann bei Verstößen gegen die GDPdU Zwangsgelder von bis zu 25.000 Euro verhängen oder aber eine steuerliche Schätzung vornehmen.