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Umstellungen von Papier zu elektronischen Dokumenten sollen in Firmen und Behörden Zeit- und Kostenvorteile bringen. Soweit im Alltag Papierdokumente zur Vorgangsbearbeitung benötigt werden, müssen diese bei einem Technologiewechsel digitalisiert werden. Dies betrifft sowohl laufende oder archivierte Vorgänge als auch Posteingänge.
Doch ist ein ersetzendes Scannen überhaupt rechtlich zulässig? Und welche technischen Rahmenbedingungen sind notwendig, um Rechtssicherheit zu erreichen? Projekte, die auf die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen abzielen, sollten auf jeden Fall den rechtlichen Fragestellungen besondere Aufmerksamkeit widmen.
Rechtliche Ausgangslage
Bei der rechtlichen Betrachtung ist im ersten Schritt zu klären, ob ein ersetzendes Scannen überhaupt zulässig ist. Ein Papierdokument kann gescannt und anschließend vernichtet werden, wenn keine gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen für eine Aufbewahrung bestehen. Daneben ist zu prüfen, ob sich aus eigenen Interessen unabhängig von rechtlichen Verpflichtungen ein Aufbewahrungsbedürfnis ergibt.
1. Zivilrechtliche Erklärungen
Die Rechtswirksamkeit einer zivilrechtlichen Erklärung wird durch das Papierdokument begründet. Durch das Scannen eines Dokuments und dem Aufbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur geht die Rechtswirksamkeit nicht verloren, denn das elektronische Dokument weist auf die papiergebundene rechtswirksame Erklärung hin. Dies gilt auch für den Fall der gesetzlichen Schriftform. Durch das elektronisch archivierte Dokument mit der qualifizierten Signatur kann nachgewiesen werden, dass die Erklärung in Schriftform und damit rechtswirksam erfolgt ist.
Das Aufbewahren des gescannten Papierdokumentes, ist nicht erforderlich, da das elektronische Dokument ein Abbild der rechtswirksamen Erklärung ist. Damit kann das Papierdokument, das gescannt worden ist, aus zivilrechtlicher Sicht vernichtet werden. Die qualifizierte elektronische Signatur verbunden mit einer revisionssicheren Archivierung der Dokumente ist die Basis für eine rechtssichere digitale Aufbewahrung von Dokumenten.
2. Gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften
Gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften finden sich in verschiedenen rechtlichen Regelungen. Dokumentation- und Aufbewahrungsvorschriften ergeben sich beispielsweise aus den §§ 238 ff. HGB und den dort festgelegten Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Auch die Abgabenordnung regelt Anforderungen in § 147 Abs. 3 und Abs. 4 AO. Medizinische Dokumentationspflichten und damit verbundene Aufbewahrungsvorschriften können sich aus den Berufsordnungen oder der Röntgenverordnung ergeben.
Werden Aufbewahrungspflichten verletzt, kann dies sowohl strafrechtlich als auch berufsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Aus diesem Grund empfiehlt sich bei Projekten zum ersetzenden Scannen die genaue Prüfung für die jeweiligen Dokumenten-Kategorien, inwieweit gesetzliche Regelungen einschlägig sind.
3. Beweiswert elektronischer Dokumente
Ein elektronisches Dokument ist keine Urkunde, da es in materialisierter Form von dem Aussteller nicht unterzeichnet ist. Damit ist ein elektronisches Dokument ein Objekt des Augenscheins, wie es im Zivilprozess heißt, und unterliegt der freien Beweiswürdigung des jeweiligen Gerichts. Die freie Beweiswürdigung wird insbesondere durch die Integrität und Authentizität eines Dokuments bestimmt. Wenn der Scanvorgang mit der qualifizierten elektronischen Signatur eine Integrität und Authentizität eines Dokuments revisionssicher sicherstellt, ergibt sich daraus eine hohe Beweisqualität. Das Dokument ist gegen Änderungen geschützt. Dies ist ein Weg um auf Papierdokumente, die gescannt worden sind, zu verzichten und diese zu vernichten.
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