Formulieren Sie klar und verständlich
Machen Sie kurze Aussagen, achten Sie auf eine einfache Satzstellung, vermeiden Sie Schachtelsätze. Verwenden Sie nur eine solche Fachsprache, von der Sie annehmen können, dass sämtliche Adressaten sie verstehen.
Fassen Sie sich kurz
Formulieren Sie alles so knapp wie möglich. Vermeiden Sie rein dekorative Wörter. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, lassen Sie alles weg, was für die Zielsetzung des Schreibens unwichtig ist.
Beachten Sie die Verteiler-Regeln
Jedes innerbetriebliche Schreiben hat einen Verteiler, der die Adressaten in zwei Gruppen unterteilt: den (oder die) direkt Angeschriebenen und diejenigen, die das Schreiben in Kopie zur Kenntnis erhalten. Vergessen Sie niemanden.
Der direkt Angeschriebene ist derjenige, den das Schreiben hauptsächlich betrifft. Es soll ihn dazu bewegen, etwas Bestimmtes zu tun, etwa eine Arbeit auszuführen, eine Entscheidung zu treffen oder einem Vorschlag zuzustimmen. Wenn Sie wollen, dass eine bestimmte Person etwas tut, dann müssen Sie diese Person direkt anschreiben. Falls Sie mehrere Personen anschreiben, muss aus Ihrem Schreiben klar und unmissverständlich hervorgehen, was genau Sie von jedem Einzelnen erwarten. So verhindern Sie, dass eine Situation entsteht, in der keiner reagiert, weil jeder denkt, der andere werde es schon machen.
Diejenigen, die das Schreiben nur zur Kenntnis erhalten, brauchen nichts zu tun - außer eben das Schreiben zur Kenntnis zu nehmen. Achten Sie darauf, dass der "Zur-Kenntnis-Verteiler" vollständig ist. Wenn Sie jemanden vergessen, verärgern Sie ihn, weil er nicht informiert ist.