Halten Sie die richtige Reihenfolge ein
Sortieren Sie die Adressaten nach dem Rang in der Hierarchie, der Ranghöchste kommt an erster Stelle.
Falls Sie einen Vorgesetzten haben, informieren Sie ihn
Lassen Sie ihm von jedem Schriftstück und von jeder E-Mail eine Kopie zukommen. Dies hat mehrere Gründe:
- Ihr Chef erwartet von Ihnen, dass Sie ihn über alle Ihre Aktivitäten jederzeit auf dem Laufenden halten. Tun Sie das nicht, kann er leicht das Gefühl bekommen, Sie wollten ihn übergehen, selbst wenn das gar nicht Ihre Absicht ist.
- Durch laufende Information dokumentieren Sie Ihren Fleiß und Ihre Anstrengungen. Wenn Sie beispielsweise einen Auftrag gerade übernommen haben, zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie die Arbeit ohne Verzögerung angegangen sind.
- Die Information ist auch für Ihren Vorgesetzten von Vorteil. Ein Chef, der gut informiert ist, kann plötzliche Anfragen prompt beantworten. Er ist nicht darauf angewiesen, vorher bei Ihnen Details nachzufragen. Dies würde möglicherweise den Eindruck erwecken, dass er nicht so genau weiß, was in seinem Bereich passiert, er also seine eigene Arbeit "nicht im Griff" hat.
- Rechtzeitige Information verteilt das Risiko auf zwei Schultern: Ihre eigenen und die Ihres Vorgesetzten. Sollten Sie mit Ihrem Schreiben einen Fehler begangen haben, wird dies auf Sie, aber auch auf Ihren Chef zurückfallen. Deshalb ist es besser, wenn er nicht durch die Reaktion der Adressaten aus allen Wolken fällt, sondern schon vorab durch Kopie über Ihr Schreiben informiert ist.