Wege des Gesetzgebers
Die Gesetzgebung hat diese Problematik schon vor mehreren Jahren erkannt und Möglichkeiten geschaffen, im elektronischen Verkehr "beweis- und gerichtsfest" zu kommunizieren. Die Anwendung der hierzu notwendigen technischen Mittel ist aufwendiger als die handschriftliche Unterzeichnung eines Vertragspapiers, jedoch lässt sich der entsprechende elektronische Vorgang durch bestehende Softwarelösungen derart in den Arbeitsfluss eines jeden Unternehmens integrieren, dass letztendlich eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis mit einer solchen Anfangsinvestition verbunden ist.
Da im Geschäftsverkehr Verträge regelmäßig in irgendeiner Form "schriftlich" fixiert werden, sei es auf Papier oder per E-Mail, dominiert vielfach immer noch die falsche Vorstellung, nur durch eine Unterschrift oder zumindest eine ausdrückliche Erklärung könne ein Vertrag zustande kommen. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) geht aber genau vom Gegenteil aus: Nur dort, wo im Gesetz oder durch Vereinbarung der Parteien ausdrücklich Schriftform verlangt wird, muss diesem Formerfordernis genügt werden. Alle anderen Verträge können mündlich oder durch eine "konkludente Erklärung", also ein entsprechend deutliches Verhalten, dass der Vertragspartner als Willenserklärung werten durfte, abgeschlossen werden. Dazu gehören u.a. alle Kaufverträge (unabhängig vom Wert der Sache), Dienst- und Werkverträge (also etwa EDV-, Arzt- oder Handwerkerleistungen) und viele mehr. Für den Abschluss der Verträge genügt eine einfache E-Mail, ein Telefongespräch oder Telefax.
Eine andere, davon getrennt zu behandelnde Frage ist indes die Beweisbarkeit im Fall rechtlicher Auseinandersetzungen der Vertragsparteien und das Erfüllen eines in bestimmten Fällen vom Gesetz vorgesehenen Formerfordernisses.
Vorsicht bei mündlichen Verträgen
Sofern es sich nämlich nicht um (haushaltsübliche) Verträge des täglichen Lebens im privaten Bereich handelt, ist vor mündlichen Verträgen zu warnen. Im Streitfall kann vor Gericht nur durch Vernehmung der Vertragspartner und evtl. Zeugen versucht werden, den Vertragsinhalt zu rekonstruieren. Dies gelingt aber häufig nicht oder nur unvollständig. Auch in Hinblick auf drohende Prozesskosten ist eine sorgfältige und rechtssichere Vertragsformulierung und -ausfertigung geboten, die schriftlich - oder nach dem im Folgenden beschriebenen Verfahren auch mittels einer "elektronischen Signatur" - fixiert wird.
Begriffsbestimmung im Gesetz
Noch immer kommt es bei der Frage, was sich hinter der Bezeichnung "elektronische Signatur" verbirgt, zu Missverständnissen. Der Begriff elektronische Signatur dient als Oberbegriff für sämtliche Signaturtechnologien. Er wird meist gleichgesetzt, mit den Begriff elektronische Unterschrift obwohl hier gerade kein "Schriftzug" (also etwa die eingescannte eigenhändige Unterschrift) gemeint ist. Einem elektronischen Dokument mit eingescannter Unterschrift kommt im Ergebnis kein höherer Beweiswert zu, als einer gewöhnlichen E-Mail. Durch sie allein kann ein gesetzliches Schriftformerfordernis nicht erfüllt werden.