Der erste Anschein, dass ein Bieter nur wenig Beeinflussungsmöglichkeiten hat, bestätigt sich in der Ausschreibungspraxis nicht. Aufgrund der zunehmenden Komplexität der Ausschreibungen von IT-Leistungen, sei es Hardware oder Software, gewinnen Fragen vor Ablauf der Angebotsfrist zunehmend an Bedeutung. Thomas Feil und Alexander Fiedler nennen Einzelheiten und Hintergründe.
Fragen erlaubt - die rechtliche Basis
§ 17 Nr. 6 VOL/A regelt den Umgang mit von Bietern geforderten Auskünften. Wenn Bewerber zusätzliche sachdienliche Auskünfte über die Verdingungsunterlagen und das Anschreiben erbitten, sind diese Auskünfte unverzüglich zu erteilen. Eine gleichlautende Regelung findet sich auch in § 17 Nr. 7 VOB/A. Werden einem Bewerber wichtige Aufklärungen über die geforderte Leistung oder die Grundlagen seiner Preisermittlung gegeben, so sind sie auch den anderen Bewerbern gleichzeitig mitzuteilen (§ 17 Nr. 6 Abs. 2 VOL/A).
Diese Anforderungen leiten sich aus dem Transparenzgebot ab. Sachdienlich ist jede Auskunft, die mit der Vergabe oder der Ausführung der Leistung im Zusammenhang steht, beispielsweise Auskünfte über technische Fragen oder Auskünfte, die für die Preiskalkulation des Bewerbers von Bedeutung sind. Die Auskunftspflicht des öffentlichen Auftraggebers soll der Einhaltung eines fairen, mit möglichst großer Beteiligung geführten Wettbewerbs und damit der Gleichbehandlung der beteiligten Bewerber dienen.
Aufgrund der Anfrage eines Bieters ist der Auftraggeber zu sachdienlichen Auskünften verpflichtet. Seine Antwort muss inhaltlich zutreffend sein, und er muss die Frage so präzise und ausführlich beantworten, dass seine Ausführungen lückenlos sind.
Diese geschilderten Vorgaben der VOL/A führen häufig dazu, dass ein öffentlicher Auftraggeber vorsichtshalber alle Fragen von Bietern beantwortet, unabhängig von der Bewertung als "sachdienlich". Die Praxis zeigt, dass einige Bieter mit einer massiven Häufung von Anfragen versuchen, Druck auf den Auftraggeber auszuüben. Hier muss ein Auftraggeber steuernd eingreifen. Bei nicht sachdienlichen Fragen kann zum Beispiel mit einer wörtlichen Wiedergabe der Bekanntmachung geantwortet werden. Auf der anderen Seite zeigt die Praxis, dass sachdienliche Fragen zu technischen Details zu einer Optimierung der Ausschreibungsunterlagen führen können.