Unverzügliche Auskunft
Nach der VOL/A muss der Auftraggeber die Auskunft unverzüglich erteilen, sobald die Anfrage des Bieters bei ihm eingegangen ist. Bei der Definition des Begriffes "unverzüglich" wird auf die Regelung des § 121 Abs. 1 BGB zurückgegriffen. Dort wird unverzüglich als Handeln ohne schuldhaftes Zögern definiert. In den meisten Fällen sollte daher eine Auskunft des Auftraggebers innerhalb einer Woche, maximal innerhalb von 14 Tagen, erfolgen. Durch diese Fristbindung wird eine Verkürzung der Angebotsfrist des Bieters verhindert, wenn ihm eine entsprechende Auskunft nicht zur Verfügung gestellt wird.
Gemäß § 18a Nr. 1 Abs. 6 VOL/A muss ein Auftraggeber rechtzeitig angeforderte zusätzliche Auskünfte über Verdingungsunterlagen spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilen.
Keine Formvorschrift
Sowohl die Anfrage des Bieters als auch die durch den Auftraggeber erteilte Auskunft unterliegen keiner Formvorschrift. Eine mündliche Anfrage sowie eine mündliche Auskunft sind also möglich. Um Missverständnisse zu vermeiden und die Antwort zu dokumentieren, sollte der Auftraggeber schriftlich antworten. Da immer auch mit einer rechtlichen Überprüfung der Ausschreibung zu rechnen ist, empfiehlt sich ebenfalls eine schriftliche Dokumentation von Anfragen und ergänzenden Ausführungen des Auftraggebers.
Information an alle
Wichtige Aufklärungen über die geforderte Leistung und die Grundlagen der Preisermittlung sind allen Bewerbern gleichzeitig mitzuteilen. Wichtig ist eine Aufklärung dann, wenn die Information über den Inhalt oder den Umfang der Vergabeunterlagen aus objektiven Gründen notwendig ist, beispielsweise Auslegungsschwierigkeiten aufgrund von tatsächlichen Ungenauigkeiten oder Unzulänglichkeiten der Vergabeunterlagen. Alle Bewerber müssen die inhaltlich gleiche Information erhalten.