Einladungen und Öffentlichkeitsarbeit
Im besten Fall verfügen Sie über eine Adressdatei Ihrer Kunden, denen Sie drei bis vier Wochen vor der Veranstaltung eine persönliche Einladung per Post zuschicken sollten. Auch wenn E-Mail das Kommunikationsmittel Nummer 1 ist, wertet eine schriftliche Einladung die Person des Eingeladenen bedeutend auf.
Wichtig ist in der schriftlichen Einladung ein Anhang oder Extrablatt mit Rückantwort. Da Sie planen müssen, bitten Sie Ihre Kunden, Ihnen bis spätestens 2 Wochen vor Termin per Telefon/E-Mail oder Fax Bescheid zu geben, ob und mit wievielen Personen sie kommen. Kunden, die auf die Einladung nicht reagieren, kann man zwei Wochen vor dem Termin ruhig anrufen und nachfragen. Das gibt dem Kunden das Gefühl, dass Sie ihn wirklich dabei haben möchten. Und auch wenn er nicht kommen möchte oder kann, so haben Sie Ihrem positiven Immage nachgeholfen.
Zu den Bestandskunden sollten natürlich auch neue Kunden die Veranstaltung besuchen. Hier eignet sich hervorragend eine originelle Anzeige oder eine Beilage in verschiedenen Regionalblättern oder im Gemeindeblatt. Kostet nicht viel und wirkt oft Wunder. Eine weitere Möglichkeit ist das Anbringen von Plakaten an publikumswirksamen Plätzen.
Auch die örtliche Presse sollte eingeladen werden. Pressevertretern eilt im Allgemeinen ja der Ruf voraus, dass sie keine Kostverächter sind. Ein Pressebericht kostet nichts und bringt weitere Aufmerksamkeit im Nachfeld der Veranstaltung.
Je nach Anzahl und Erfolg der Werbemaßnahmen brauchen Sie ein wenig Fingerspitzengefühl, was die mögliche Zahl der Besucher betrifft. Die Personenzahl die sich aus den Rückmeldungen Ihrer Bestandskunden ergibt, steht fest und je nach Einzugsgebiet sollten Sie mit mindestens 50 bis 100 Personen, die sich im Laufe des Tages dazugesellen, rechnen.