Vorbereitung und Manpower
Foto: Ronald Wiltscheck
Je nach Ausmaß der Veranstaltung ist es nötig, neben den eigenen Angestellten noch weitere Freunde und Verwandte als Helfer an Land zu ziehen. Planen Sie so, dass an jedem Stand und bei jeder angebotenen Attraktion ein Ansprechpartner zur Verfügung steht. Wer es sich leisten kann, kann einen Catering-Service zurückgreifen, was das Thema Verpflegung zwar einfacher, aber für die Kunden vielleicht im Gegensatz zu einem schönen Grillplatz unattraktiver machen kann. Anschließend sollte sich das gesamte Team zusammensetzen, um den Ablauf der Veranstaltung zu planen und um die Personen zu benennen, die für die einzelnen Punkte verantwortlich sind.
Das Platzangebot, die personelle Unterstützung und die finanziellen Möglichkeiten bestimmen das Ausmaß des Events. Rechtzeitig vorher müssen die entsprechenden Sitzgelegenheiten, wie zum Beispiel Bierbänke und Tische bestellt werden. Auch Gläser, Geschirr und Besteck sollte lange genug im Voraus reserviert sein. Hier darauf achten, ob die Preise inklusive Schlussreinigung sich erheblich von denen unterscheiden, bei denen das Geschirr gereinigt zurückgegeben werden muss. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken, wenn sie nicht nach der Veranstaltung noch fünf Stunden Gläser und Teller spülen müssen.
Fotos oder Filmsequenzen von der Veranstaltung sollten auf jeden Fall gemacht werden. Dafür sollte eine Person abgestellt werden, die sich nur im das Erstellen dieser Medien zu kümmern. So haben Sie Stoff für einen Nachbericht in der Presse und auch in den Verkaufsräumen macht sich eine solche Bildergalerie immer gut.