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Wenn IT-Systeme über viele Jahre wachsen, ist nach einiger Zeit oftmals nicht mehr wirklich nachvollziehbar, wie genau Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe mit der eingesetzten Hard- und Software zusammenspielen und ob sie überhaupt noch zueinander passen. So sind Angestellte die Arbeit mit teils umständlichen Architekturen gewohnt und wissen zwar, was sie tun müssen, aber ihr tatsächliches Verständnis der Anwendungen schrumpft. Hier verschwenden Unternehmen häufig Ressourcen, was jedoch meist erst auffällt, wenn die entsprechenden Prozesse zu haken beginnen. Es lohnt sich von daher, einen ganzheitlichen Blick auch auf scheinbar gut funktionierende Systeme zu werfen, um schon frühzeitig mögliche Schwachstellen aufzudecken.
Anforderungen und Wünsche aller Angestellten beachten
Um als Unternehmen langfristig am Markt bestehen zu können, ist in einigen Fällen eine Modernisierung der IT-Architektur nötig. Während der Modernisierungsgedanke zu den wohl offensichtlichsten Gründen für eine strukturierte Analyse gehört, ist er nicht der einzige. So müssen alle Angestellten, die mit den jeweiligen Anwendungen arbeiten, nicht nur damit zurechtkommen, sondern bestenfalls eine Plattform für effektives und auch kreatives Arbeiten geboten bekommen.
Um das zu gewährleisten, müssen sich Unternehmens- und Projektleiter zunächst folgende Fragen stellen:
Was soll das System können?
Was machen wir bisher sehr gut?
Welche Anwendungen sind nicht nötig?
Wo besteht Verbesserungspotenzial?
Um diese Fragen sinnvoll beantworten zu können, muss eine geregelte, offene Kommunikation mit denjenigen stattfinden, die mit dem System arbeiten - den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. An dieser Stelle können etwa Projektmanagementexperten für IT- und Organisationsprojekte zu wertvollen Erkenntnissen kommen und den nötigen objektiven Blickwinkel bieten, der Verantwortlichen aufgrund ihrer Nähe zum Unternehmen oftmals verwehrt bleibt. Durch gezielte Fragen nach Wünschen, Bedürfnissen sowie Anforderungen an die Arbeit und das ideale System können Leitlinien für eine detaillierte Analyse entstehen und Probleme schnell identifiziert werden.
Anschließend kann dann eine gemeinsame Definition der Soll-IT-Architektur erfolgen. Dabei sollte stets der Grundsatz gelten: "Wir werden nicht alles bekommen, was wir uns wünschen, aber alles, was wir nicht sagen, werden wir auf keinen Fall bekommen." Hierdurch kann in gemeinschaftlicher Abstimmung nur ein passendes System mit sinnvollen Tools eingeführt werden.
Wer sich Zeit nimmt, spart Ressourcen
Allerdings mag es unter Umständen wie Zeitverschwendung oder eine lästige Mammutaufgabe wirken, einmal die gesamte IT-Architektur auf den Kopf zu stellen. Doch wie lange kann es gut gehen, immer wieder nur einzelne Aspekte einer Anwendung aufgrund von Einzelfallentscheidungen zu ändern? Wie lange kann es funktionieren, Systeme nur an aktuell auftretende Gegebenheiten aus dem Tagesgeschäft anzupassen, ohne sie in ihrer Gesamtheit zu betrachten und bei Bedarf zu verändern?
Ist ein System erst einmal stark erweitert und modifiziert, aber gleichzeitig auch fest mit allen Arbeitsprozessen verwurzelt, ist es schwer, die IT-Landschaft in Bezug auf Strukturprobleme, Redundanzen und Optimierungspotenzial in nur kurzer Zeit zu analysieren. Noch utopischer scheint es, eine Systemerneuerung durchzuführen.
Doch wer sich hier nicht den Raum für eine detaillierte Architektur-Analyse schafft, leidet langfristig unter der Individualität und Komplexität der IT-Systeme, auch weil die zu verarbeitenden Datenmengen stetig zunehmen. Solch organisch gewachsene und dadurch unkoordiniert erweiterte Systeme sind somit ab einem bestimmten Punkt nicht mehr vernünftig wartbar. Sie erfordern in ihrer Administration einen enormen Kosten- und Zeitaufwand und können modernen Ansprüchen an eine hohe Geschwindigkeit nicht mehr gerecht werden.
Enthält die IT also überdimensionale Lösungen und überflüssige Funktionen, wird die Arbeit damit für alteingesessene Angestellte sowie neue Kollegen langwieriger und anstrengender. So stecken Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Ressourcen wie Zeit, Kreativität und Motivation in die Bewältigung der Anwendungen statt in die Erledigung der eigentlichen Aufgaben mit deren Hilfe.
Sicherheitslücken minimieren
Ein solch komplexes, unübersichtliches und somit schwer wartbares System stellt über kurz oder lang eine Sicherheitslücke dar. Softwareentwicklungen und ihre Beschaffenheit sind aufgrund des fehlenden detaillierten Überblicks über die IT-Architektur nicht mehr gezielt steuerbar. Dies erhöht das Risiko für Probleme bei der Bereitstellung und dem Betrieb eines leistungsfähigen Systems.
Eine IT-Architektur-Analyse bietet hier jedoch die Möglichkeit, sowohl Stärken als auch Schwächen des bestehenden Systems zu ermitteln. Zu den potenziell schwerwiegenden Schwachstellen gehören etwa die Vernachlässigung der Datenschutzverordnung, unzureichende E-Mail-Archivierung und Back-up-Erstellung, ausgeschöpfte Ressourcen der Server, veraltete Hard- und Software oder auch nicht ausreichender Schutz vor Cyberkriminalität. Um Unternehmensdaten vor Verlust oder Fremdeinwirken zu schützen, lohnt sich eine Begutachtung der Systeme in jedem Fall. Oft bietet die IT das Fundament für die Arbeit und die Leistungsfähigkeit der Angestellten, denn der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens ist unumstritten einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren.
Es gilt deshalb Sicherheit als ganzheitliches Konzept zu etablieren, das nicht nur die gesamte Wertschöpfungskette einschließt, sondern auch darüber hinaus agiert. Hier gewinnen besonders Security-as-a-Service-Angebote an Beliebtheit, da sie eine dauerhafte Verfügbarkeit neuester Sicherheitsfunktionen on Demand bieten.
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