Der Buchungsbeleg ist die Basis für die Umsetzung der einzelnen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in sein Rechenwerk, die sich auf dessen Vermögens-, Finanz- und Ertragslage auswirken.
Neben den selbst erstellten Belegen, wie beispielsweise Rechnungen an Kunden, Inventuren, Bilanzen oder Lohnabrechnungen, gelangen noch auf den unterschiedlichsten Wegen Belege in die Unternehmen. Beispielsweise erhalten Unternehmen Belege von Ihren Lieferanten, von Versicherungen, von Ämtern und von Banken und dies mit stark zunehmender Tendenz auf elektronischem Weg.
So sind elektronische Rechnungen, ob nun direkt in der E-Mail oder als Anhang, aus dem Onlinehandel nicht mehr wegzudenken. Der Unternehmer sollte hier immer auf eine qualifizierte elektronische Signatur achten, die zum elektronischen Beleg gehört. Nur, wenn diese vorliegt, darf ein Unternehmer z. B. aus einer elektronischen Rechnung die Vorsteuer geltend machen. Die elektronische Signatur dient der Finanzverwaltung dabei als Nachweis für die Authentität des Belegausstellers sowie des Beleges selbst.
Unternehmen müssen elektronische Rechnungen nicht akzeptieren. Grundsätzlich besteht ein Anspruch auf eine Rechnung in Papierform. Nur wenn das belieferte Unternehmen einstimmt, kann das leistende Unternehmen eine elektronische Rechnung versenden. Vorsicht, hier gilt nach Meinung der Finanzverwaltung auch die stillschweigend geduldete Praxis.
Übrigens auch Rechnungen im pdf-Format bedürfen einer elektronischen Signatur. Ein Ausdruck reicht nicht aus! Ausnahmsweise ist unter bestimmten Voraussetzungen die Signatur bei Online-Fahrausweisen entbehrlich.
Der Gesetzgeber verlangt im Übrigen im Rahmen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten von Unternehmen, dass alle steuerlich und handelsrechtlich relevanten Unterlagen geordnet aufzubewahren sind.
Hierbei hat der Unternehmer zwei Fristen zu beachten. Beispielsweise (Ausgangs- und Eingangs-) Rechnungen, Inventare, Bilanzen und Lohnbelege sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Verträge, erhaltene und verschickte Geschäftsbriefe sind sechs Jahre lang aufzubewahren.