Unternehmer O scannt alle Belege sowie Geschäftsbriefe. Jedes Dokument versieht ein berechtigter Mitarbeiter mit seiner elektronischen Signatur. Die so aufbereiteten Unterlagen werden in einem Onlinearchiv abgelegt und stehen so zu jeder Zeit und von jedem Ort zur Verfügung. Die Originalrechnungen werden nach dem Scannen und dem Signieren vernichtet. Der Büroraum kann anderweitig genutzt werden. Alte Belege werden über Suchmasken schnell gefunden.
Erfolgt die Aufbewahrung im Original, so hat der Unternehmer die Belege vor Verlust, Beschädigung und Diebstahl zu schützen. Insbesondere Feuer und Feuchtigkeit in unterschiedlichen Formen führen meistens zu Verlust oder Beschädigung. In diesem Zusammenhang sind auch Rechnungen auf Thermopapier (z. B. Tankquittungen) zu sehen. Über die Jahre werden diese häufig unleserlich; sorgen Sie hier vor, indem Sie die Belege sofort nach dem Erhalt kopieren und den Inhalt somit konservieren. Unter die Aufbewahrung von Originalen fallen auch elektronische Rechnungen, die zusammen mit den Signaturen in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen. Hierbei hat es sich bewährt, frühzeitig alle wichtigen Ordnungskriterien festzulegen ("Wer", "Wie", "Was", "Vernichtung" u. a.).
Unternehmen, die sich für die papierlose Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe entschieden haben, müssen hierüber hinaus dafür Sorge tragen, dass die Belege im vollen Umfang so gescannt sind, dass der Urheber und der gesamte Inhalt erkennbar sind. Grundsätzlich kann die Digitalisierung im Platz sparenden Schwarz-Weiß-Format erfolgen. Das Farbformat ist lediglich dann zwingend vorgeschrieben, wenn es für die Beweiskraft wichtig ist (z. B. um ein Original von einer Kopie zu unterscheiden). Erfolgt die Aufbewahrung mittels Scannens und Indizierens, muss die Unversehrtheit der Daten und die Übereinstimmung mit dem Papierbeleg mittels einer elektronischen Signatur garantiert werden.
Steht eine Betriebsprüfung an, so hat das Unternehmen auf seine Kosten dafür Sorge zu tragen, dass diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stehen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Zudem muss der Unternehmer auf Verlangen der Finanzbehörde auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen erzeugen.
Eine weitere Frage die häufig in der Praxis auftaucht, ist: "Wie sind Rechnungen oder Belege zu behandeln bzw. aufzubewahren, die mit Hilfe von Abwicklungsprogrammen erstellt wurden?"
Hierbei ist zu beachten, dass sich die Finanzverwaltung alle Türen offen lässt. Die ursprünglich in elektronischer Form vorliegenden Unterlagen sind auch in dieser Form aufzuheben. D. h. Rechungen, Angebote, Buchungen, Saldenlisten müssen auch nach 10 Jahren aus dem Abwicklungsprogramm abrufbar sein.
Sind die Unterlagen also mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.
Die Finanzverwaltung kann bei einer Außenprüfung weiterhin verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden (GDPdU Schnittstelle). Die Kosten für die Bereitstellung trägt der Steuerpflichtige.