Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres in dem die letzte Eintragung in die Bücher, Bilanzen oder in das Inventar erfolgt ist, der Geschäftsbrief (auch E-Mail) abgeschickt oder empfangen wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
Beispiele:
Unternehmer U erhält am 01.02.2007 einen Geschäftsbrief per E-Mail zugeschickt. Die E-Mail ist in elektronischer Form, also z.B. auf einer CD oder einer Festplatte, für sechs Jahre bis zum 31.12.2013 aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31.12.2007 zu laufen.
Unternehmer U verschickt am 06.01.2007 eine Rechnung per E-Mail. Die Rechnung ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die Rechnung und die Signatur sind in elektronischer Form, also z.B. auf einer CD oder einer Festplatte, für zehn Jahre bis zum 31.12.2017 aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31.12.2007 zu laufen.
Über die Jahre sammeln sich so jede Menge Unterlagen. Dies bedeutet für viele Unternehmen, dass eine nicht unbeachtliche Kostenposition entsteht. Lagerplatz ist teuer. Doch wohin mit den Belegen?
Gerade im Onlinehandel bieten sich hier neben der Aufbewahrung des Originals zwei sehr Kosten sparende Varianten an.
Die erste Variante ist die Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe. Dies bedeutet, dass der Unternehmer die Belege scannt und auf einem Datenträger, wie Festplatten, Mirkofilm oder Webspace, speichert. Es wird also ein genaues digitales Abbild des Belegs geschaffen.
Bei der zweiten Variante können Buchungsbelege, die niemals als Bild vorgelegen haben (z. B. interner elektronischer Beleg), mit dem Inhalt aufbewahrt werden, d. h. es ist lediglich eine inhaltliche Wiedergabe notwendig.
Beispiel:
Unternehmer G archiviert seine Belege komplett im Original. Er nutzt dafür einen eigenen Raum in seinem Bürogebäude als Archiv. Alte Belege lassen sich mit viel Mühe notfalls wieder auffinden.