Der Weg zum Social Intranet
Die Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines Social Intranets sind:
- eine Intranet-Plattform mit Werkzeugen wie etwa Wiki und Blog, in denen jeder Mitarbeiter Inhalte einstellen kann;
- die Nutzung der Plattform innerhalb der Unternehmensprozesse;
- eine Unternehmenskultur, die Transparenz und den direkten Austausch als wertschöpfend versteht und fördert;
- das "Mitnehmen" der Mitarbeiter bei der Anpassung der Denk- und Arbeitsweisen.
Eine gute Einführungsstrategie berücksichtigt diese Erfolgsfaktoren. Und sie ist spezifisch für jedes Unternehmen. Während große Unternehmen zum Beispiel stark davon profitieren, die Experten für Themen in den weltweit verteilten Lokationen sichtbar zu machen, ist es für kleine Unternehmen von größerem Wert, die Zusammenarbeit in kleinen Teams effizienter zu gestalten.
Diese Einführungsstrategie stellt die Ziele des Unternehmens in den Fokus und beinhaltet folgende Schritte:
Schritt 1: Die Unternehmensführung formuliert die Ziele.
Schritt 2: Die Projektverantwortlichen erarbeiten eine Informations-Guideline, die beschreibt, welche Informationen öffentlich gemacht werden und welche Erwartungen an jeden einzelnen Nutzer gerichtet werden.
Schritt 3: Dann werden eine Prozessanalyse die Effizienzgewinne ("QuickWins") und die Anforderungen an die IT-Werkzeuge definiert.
Schritt 4: Aus den Vorgaben der Schritte 1-3 wird das Social Intranet-Portal designed und technisch realisiert.
Schritt 5: Das interne Marketing in der Einführungsphase sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter die Ziele und Mehrwerte kennen.
Schritt 6: Nun erfolgt die Umstellung der ersten Prozesse ("QuickWins") und die Schulung der Mitarbeiter.
Schritt 7: Anschließend wird das Social Intranets, auch auf Basis der Nutzerfeedbacks, weiter ausgebaut.
Das "Mitnehmen" der Mitarbeiter ist, wie bei allen Veränderungsvorhaben, von zentraler Bedeutung für den Erfolg des Social Intranet. Denn die Menschen sind es, die es nutzen und ihr Wissen dort bereitstellen sollen. Damit dies gelingt, sollten sich die Projektverantwortlichen in der ersten Phase auf die Quick Wins fokussieren, damit die Mitarbeiter sofort die Vorteile des Social Intranet spüren. Die Mitarbeiter sollten darüber hinaus eingeladen werden, sich am Ausbau des Social Intranets zu beteiligen und ihre Ideen und Anregungen einzubringen. So wird aus einem vorgegebenen Werkzeug ein akzeptierter, intensiv genutzter Wissensmarktplatz.