Phase 4: Act - Hoshin Kanri institutionalisieren
In der Act-Phase soll das Erreichte durch Standardisierung abgesichert werden. Zudem sollen basie-rend auf dem PDCA-Zyklus Folgeaktivitäten angestoßen werden, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Hat sich der geplante Zustand nicht eingestellt, beginnt der Zyklus von vorne.
Hoshin Kanri zu institutionalisieren, bedeutet, eine natürliche Routine im Planungs- und Umsetzungs-prozess zu schaffen, bei der alle Beteiligten wissen, was von ihnen im Rahmen des PDCA-Zyklus erwartet wird und dies auch tun. Die wichtigsten Aspekte der Act-Phase sind:
- Standardisierung auf allen Ebenen des Unternehmens,
- Kaizen und Kaikaku als Basis für das Umsetzen der Zielvorgaben und
- stringente Führungskräfteentwicklung und Nachfolgeplanung.
Die Standardisierung auf allen Ebenen ist sozusagen der erste Schritt beim Institutionalisieren von Hoshin Kanri. Dabei geht es darum, dass jede Prozessverbesserung strikt dem neuen Standard folgt. Standardisierung bedeutet hierbei, dass Prozesse und Abläufe, die Werte für den Kunden schaffen, jederzeit auf die gleiche Weise wiederholt werden können - personen-, zeit- und ortsunabhängig. Dabei werden mehrere Ebenen der Prozess-Standardisierung unterschieden - abhängig davon, ob sie sich auf einfache Tätigkeiten oder komplexe Abläufe und Prozesse beziehen. Wichtig ist, dass auch die Managementprozesse selbst wie zum Beispiel Hoshin Kanri eine Standardisierung erfahren.
Nach der Standardisierung kann Kaizen eingeführt werden. Basierend auf dem PDCA-Zyklus bedeutet Kaizen das kontinuierliche, schrittweise Verbessern von standardisierter Arbeit. Kaizen erhält sozusagen das System am Leben, indem es das kontinuierliche Verbessern und die damit verbundenen Lernprozesse stimuliert.
Verbesserung geschieht diskontinuierlich - mal schneller und mal langsamer. Auch beim Umsetzen von Hoshin Kanri stößt man im Rahmen der Kaizen-Aktivitäten manchmal auf größere Hindernisse und kommt nicht weiter. Dann müssen das System und die Rahmenbedingungen geändert werden. Häufig ist für das Erzielen des gewünschten Durchbruchs ein alternatives Vorgehen nötig. Dieses wird Kaikaku (oder Durchbruchs-Kaizen) genannt. Kaikaku bedeutet "Revolution im Denken und Handeln" und "Verbesserung von großer Tragweite". Es beschleunigt durch einen konzentrierten Krafteinsatz vorübergehend die Geschwindigkeit und die Tragweite von Kaizen.