Mail-Server-Verwaltung und Kostentransparenz
E-Mail-Server die nicht gemanagt werden, häufen im Laufe der Zeit Unmengen an Daten an. Diese wachsende Datenmenge hat einen negativen Einfluss auf die Performance des E-Mail-Servers, benötigt regelmäßig zusätzlichen Speicherplatz und eventuell weitere Aufrüstungen. Der Einsatz von sogenannten "Quotas", also die Begrenzung des Speicherplatzes pro Benutzer, führt häufig zu einem starken Anwachsen lokaler Archive, etwa in PST-Dateien. Abgesehen vom immensen Speicherplatzverbrauch auf Festplatten führen diese lokalen Archive zu einer zunehmenden Backup-Zeit für die Arbeitsplatzrechner. Hinzu kommt, dass auch der Speicherplatzbedarf auf Sicherungsmedien wie Bandlaufwerke rapide anwächst. Ebenso geht Zeit beim Kopieren der E-Mails in die PST-Dateien verloren.
Mitarbeiterproduktivität
Eine voll funktionsfähige E-Mail-Archivierung mit umfangreicher Suchfunktion in den eigenen, benutzerbezogenen E-Mails, nimmt Mitarbeitern zudem die Befürchtung, E-Mails zu "verlieren". Lokale Archive sind somit also nicht mehr notwendig. Anders ausgedrückt: Mitarbeiter können E-Mails löschen und sich auf die Arbeit konzentrieren - ohne die Sorge, E-Mails zu verlieren.