Online-Rechnungen
Werden Rechnungen elektronisch übermittelt, ist ein Vorsteuerabzug daraus nur möglich, wenn sie eine «elektronische Signatur» enthalten (vgl. § 14 Abs. 3 UStG). Rechnungen per E-Mail und bestimmte Fax-Rechnungen gelten ebenfalls als auf elektronischem Weg übermittelt (Abschn. 184a Abs. 5 UStR). Noch immer werden solche Rechnungen oftmals "einfach" ausgedruckt und dienen sowohl als Buchhaltungsgrundlage als auch als Dokument, das zum Vorsteuerabzug berechtigen soll. Ohne elektronische Signatur ist der Vorsteuerabzug jedoch nicht möglich und wird von der Finanzverwaltung im Zweifel rückgängig gemacht.
- Hinweis:
Weil die elektronische Rechnung die Zustimmung des Empfängers voraussetzt, ist der Leistende bei fehlender Zustimmung im Ergebnis verpflichtet, eine Rechnung in Papierform auszustellen (und per Post zu übermitteln).
Thermopapier
Insbesondere Kleinbetragsrechnungen bzw. Quittungen, z. B. Kassenstreifen, werden oft auf (Thermo-)Papier gedruckt, das im Allgemeinen sehr schnell verblasst. Unternehmer sind jedoch verpflichtet, Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren und über den gesamten Zeitraum lesbar zu halten (vgl. § 14b Abs. 1 UStG). Es empfiehlt sich daher nach wie vor, grundsätzlich solche Belege zu kopieren, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
- Hinweis:
Die Finanzverwaltung fordert sogar ausdrücklich, dass Rechnungen auf Thermopapier durch einen «nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren» sind (Abschn. 190b Abs. 6 UStR).