Erfassung der Druckaktivitätsberichte
Um die Struktur ihrer Druckkosten zu analysieren, können sich Unternehmen für ein ausführliches Audit ihres Druckerbestands und seiner Nutzung entscheiden. Dabei geht es nicht nur um die Ermittlung des Druckvolumens, sondern auch um die Identifikation und Unterteilung der vorhandenen Drucker nach Typ, Funktionalität, Alter und sogar Nutzung. Letztere Informationen werden als Aktivitätsberichte (Log-Dateien) von den Druckservern und bei lokalen Druckern von den angeschlossenen PCs erfasst.
Mit Dienstprogrammen wie Netview, unterschiedlichen Remote Inventory Tools oder im Falle von Netzwerkdruckern mit dem Verzeichnis Active Directory werden sämtliche Geräte des Office-Druckerbestands identifiziert. Dann wird auf jedem Drucker anhand eines einfachen Skripts die Erstellung und Erfassung von Aktivitätsberichten über Fernzugriff aktiviert.
Dieser erste Schritt des Audits konzentriert sich auf die Druckinfrastruktur und ihre Betriebsbedingungen. Die gesammelten Daten spiegeln nicht nur die Topologie des Druckerbestands und seinen Heterogenitätsgrad wider, sondern auch den Nutzungsgrad jedes Druckers. Durch die Quantifizierung der gedruckten Seiten je Drucker oder Druckerkategorie (zum Beispiel lokale und Netzwerkdrucker) kann das Unternehmen bedeutende Optimierungsansätze identifizieren. So werden zum Beispiel in einigen Unternehmen bestimmte Druckerkapazitäten nur zu 50 Prozent ausgenutzt, während andere Drucker ständig ausgelastet sind, was zu einer Überbeanspruchung und schnellen Alterung dieser Geräte führt.
Diese vollständige Bestandsaufnahme liefert technische Daten über die Office-Drucker, die mit verwaltungstechnischen Informationen wie dem Marktpreis von Verbrauchsmaterial, der Laufzeit und den Bedingungen des Wartungsvertrags jedes Geräts oder der Häufigkeit einer Erneuerung verglichen werden können. In dieser ersten Phase des Audits werden die tatsächlichen Kosten jedes Druckermodells des Unternehmensbestands - ob lokale oder Netzwerkdrucker - anhand von Druckstatistiken und der Ausgaben während der Audit-Laufzeit ermittelt.