Steigende Druckkosten eingrenzen
Mit dieser umfassenden Datenkonsolidierung zur Druckernutzung kann sich das Unternehmen von den traditionellen Kriterien zur Berechnung der Druckkosten emanzipieren und sich auf die tatsächliche Nutzung der Druckinfrastruktur beziehen. Ab diesem Zeitpunkt ist das Unternehmen in der Lage, die effektiv teuren Verhaltensweisen zu identifizieren. Unter anderem wird für jeden Dateityp ein unterschiedlicher durchschnittlicher Tintenverbrauch berechnet. Demnach wird zum Beispiel beim Ausdrucken einer Seite aus einer Powerpoint-Präsentation viermal mehr Tinte als für ein Word-Dokument ohne Grafiken verbraucht.
Durch die Zusammenführung dieser Informationen mit den Herstellerdaten und Preislisten liefern die ECS-Asset-Analysten dem Unternehmen eine solide Grundlage für die Analyse seines Druckerbestands unter sämtlichen Gesichtspunkten. So werden manche Unternehmen feststellen, dass beispielsweise die Mitarbeiter der Marketingabteilung die Mehrzahl ihrer Powerpoint-Präsentationen auf dem lokalen Farbdrucker drucken, obwohl die Kosten pro Seite deutlich höher liegen, als wenn sie den der Abteilung zugewiesenen Laserfarbdrucker im Netzwerk verwenden.
Natürlich geht es nicht darum, die Druckmöglichkeiten der Benutzer in Frage zu stellen - das hätte erhebliche psychologische Auswirkungen -, sondern Verbesserungsansätze zu identifizieren, die die spezifischen Anforderungen jeder Abteilung sowie der einzelnen Benutzer berücksichtigen. Die Zahlen werden die meisten Unternehmen dazu veranlassen, zunächst die Kohärenz zwischen der vorhandenen Druckinfrastruktur und der Entwicklung der Benutzeranforderungen und -gewohnheiten zu überprüfen. Sehr oft werden lokale und Netzwerkdrucker einem Benutzer oder einer Abteilung fest zugeteilt. Die Verbindung zwischen Druckerkapazität oder -merkmalen und der Benutzeraktivität oder -funktion wird dabei jedoch meist nicht zugrunde gelegt.