In Übereinstimmung mit den weltweit anerkannten Richtlinien des ITIL (Information Technology Infrastructure Library) besteht die sinnvollste Vorgehensweise in der Festlegung von Benutzerprofilen, denen je ein Servicelevel zugewiesen werden kann. Auch in diesem letzten Analyseschritt berücksichtigen die ECS-Asset-Analysten die ITIL-Empfehlungen zur Optimierung der Gerätenutzung und der Upgradeplanung in Abhängigkeit von den Unternehmenszielen. Ob Office-Drucker oder PCs, die Vorgehensweise bleibt die gleiche. Ebenso gelten die gleichen Einflussfaktoren, insbesondere die unberechenbaren Auswirkungen des Nutzungsverhaltens auf die Gesamtkosten (TCO) der Druckinfrastruktur.
Die Untersuchungsergebnisse zur Druckernutzung unter Berücksichtigung der Unternehmensziele verschaffen dem Unternehmen Spielraum für erhebliche Kosteneinsparungen. Ein Unternehmen mit detaillierten Kenntnissen des Mitarbeiterverhaltens kann unter anderem die Zuteilung der Drucker jederzeit sinnvoll an veränderte Benutzeranforderungen oder -gewohnheiten anpassen, indem es gezielt die Drucker mit höheren TCO durch Modelle ersetzt, die ähnliche Leistungen zu niedrigeren Gesamtkosten erbringen.
Darüber hinaus ist das Unternehmen in der Lage, die Auswirkungen seiner strategischen Entscheidungen auf die Gesamtkosten seiner Druckinfrastruktur vorauszuplanen. So kann es zum Beispiel die Kosten der Wiedereingliederung einer bisher extern durchgeführten Marketing-Aktivität oder die Vorteile der Neuausstattung bestimmter Abteilungen mit einem Multifunktionsdrucker in Verbindung mit einem elektronischen Archivierungssystem genauer beziffern.
Diese Betrachtung des Office-Druckerbestands als Ganzes verleiht denjenigen Unternehmen, die eine rapide Kostensteigerung bekämpfen müssen, zudem mehr Gewicht gegenüber den Druckerherstellern, die von einer häufigen Bestandserneuerung ihrer Kunden selbstverständlich als Erste profitieren. Von nun an besser über die tatsächlichen Betriebsbedingungen seiner Druckinfrastruktur informiert, behält das Unternehmen dauerhaft die Kontrolle über seine Investitionsstrategie und damit über die Entwicklung der Betriebskosten. (tö)