Irrationales Nutzungsverhalten
Für die Ausarbeitung einer Strategie für die Druckkostenoptimierung ist diese grundlegende Bestandsaufnahme jedoch noch nicht ausreichend. Die durchschnittlichen Kosten, die durch die Konsolidierung der ermittelten Druckstatistiken berechnet werden, stellen das Unternehmen nur vor vollendete Tatsachen: Sie zeigen ihm die Druckkosten zu einem bestimmten Zeitpunkt abhängig vom Benutzerverhalten auf.
Natürlich ist die Druckkostenoptimierung ein heikles Thema, da die Möglichkeit, schnell und zuverlässig drucken zu können, direkten Einfluss auf die Produktivität des Unternehmens hat. Gleichzeitig tendieren Endbenutzer dazu, nicht nur ihren PC, sondern auch das nahe Umfeld (Drucker, Internetzugang) als ihr "Privateigentum" zu betrachten. In welchem Unternehmen führt der Ausfall eines Netzwerkdruckers nicht zu einer Unterbrechung oder zumindest einer Reduzierung der Abteilungsaktivität, obwohl die laufenden Arbeiten eigentlich keine sofortige Ausführung von Druckaufträgen erfordern?
Ohne eine längerfristige Analyse können Unternehmen das Benutzerverhalten in Sachen Druck nur schwer planen. Scheinbar vernünftige Verwaltungsstrategien, wie zum Beispiel die Strukturierung des Druckerbestands nach Abteilung (jedes Team wird mit einem Drucker ausgestattet, der für seinen täglichen Bedarf dimensioniert ist), können deswegen scheitern, weil die Benutzer letztendlich auf dem neuesten oder nächst gelegenen Gerät drucken werden, wenn ihnen ein Drucker mit einer älteren Technologie zugeteilt wurde.
Um Optimierungsansätze erarbeiten zu können, muss die Entwicklung der Druckernutzung pro Zeitspanne beobachtet werden. Das Unternehmen ECS International Deutschland erfasst die Aktivitätsberichte der Office-Drucker zwecks Analyse meist über einen Zeitraum von drei Monaten. Am Ende dieser Zeit verfügen die ECS-Experten über eine repräsentative Stichprobe der Unternehmensaktivität.